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Dekanatssekretariat Mitarbeiter (m/w/d)
Sie verantworten den laufenden Dienstbetrieb im Dekanatssekretariat und unterstützen die Dekanatsleitung und Verwaltungsleitung bei ihren Tätigkeiten. Dabei arbeiten Sie im direkten Team mit einer Kollegin (ebenfalls auf einer Teilstelle). Sie vertreten sich gegenseitig, gleichwohl haben Sie Zuständigkeitsschwerpunkte und eigene Verantwortlichkeiten.
Sekretariat und Organisation in Zusammenarbeit und Absprache mit Kollegin
- Erste Ansprechperson für telefonische und persönliche Anfragen
- Bearbeitung der Post sowie des E-Mail-Verkehrs
- Erledigung der allgemeinen Korrespondenz und Erstellung von Schreiben
- Aktenführung, Dokumentenmanagement und Ablage
- Pflege von Verzeichnissen, Listen und Daten
- Beauftragung von Dienstleistern und Ansprechperson für diese
Sitzungen und Veranstaltungen
- Organisatorische und praktische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dekanatsveranstaltungen, Synoden und Besprechungen
- Erstellung und Versand von Einladungen und Sitzungsunterlagen
- Protokollführung
- Mitwirkung bei Veranstaltungen des Dekanats
Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der Kirchenverwaltung und der Dekanatsleitung
- Bearbeitung von Bewerbungsverfahren und Einstellungen/Onboarding
- Führung von Personalunterlagen und laufende Aufgaben der Personalverwaltung wie Bearbeitung von Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitserfassung (digital mit ZEUS)
- Ausstattung der Mitarbeitenden mit Arbeitsmitteln (Rechner, Diensthandy, Bestellung von Büroausstattung)
- Pflege von Übersichten und Listen, wie z. B. zu Betriebssicherheit und Arbeitssicherheitsmaßnahmen, in Absprache mit der Leitung
Haushalts- und Verwaltungsaufgaben
- Prüfung eingehender Rechnungen und Rechnungsbearbeitung
- Erstellung von Rechnungen
- Unterstützung bei der Abrechnung von Veranstaltungen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Tagesgeschäft