Sachbearbeitung (w/m/d) Vermietbetrieb und Disposition

Ayvens ist ein führender globaler Akteur für nachhaltige Mobilität mit dem Ziel: Making life flow better. Seit Jahrzehnten verbessert das Unternehmen die Mobilität und bietet Full-Service-Leasing, flexible Auto-Abo-Services, Flottenmanagement und Multi-Mobilitätslösungen für internationale Großunternehmen, KMU, Freiberufler und Privatpersonen an. Mit mehr als 14.000 Mitarbeitern in 42 Ländern, 3,2 Millionen Fahrzeugen und der weltgrößten Multibrand-Elektroflotte nutzt Ayvens seine einzigartige Position, um den Weg zur Net-Zero-Emission zu ebnen und die digitale Transformation des Mobilitätssektors voranzutreiben.

In Deutschland ist Ayvens eine der führenden Marken, wenn es um herstellerunabhängige und nachhaltige Mobilitätsdienstleistungen für gewerbliche und private Kunden geht. Neben dem Hauptsitz in Hamburg ist Ayvens mit einem Verwaltungssitz in Düsseldorf und an regionalen Vertriebs- und Gebrauchtwagenstandorten vertreten. Das Unternehmen verwaltet in Deutschland über 320.000 gewerblich genutzte Fahrzeuge und beschäftigt knapp 1.200 Mitarbeiter.

Starte als Sachbearbeitung (w/m/d) Vermietbetrieb und Disposition.

Im Bereich Mobility Services in unserer Station in Frankfurt (Liederbach am Taunus) bist du eine wichtige Unterstützung für das Team und übernimmst folgende Aufgaben:

• Du nimmst Fahrzeugreservierungen per Telefon und E-Mail entgegen und bearbeitest den gesamten Vermietprozess im IT-System – von der Reservierung und Aktivierung bis zur Beendigung des Mietauftrags.
• Du koordinierst und disponierst Fahrzeugauslieferungen, Abholungen sowie Fahrzeugtauschvorgänge und stimmst dich hierzu aktiv mit Kunden, Fahrern und externen Dienstleistern ab.
• Du steuerst den operativen Fahrzeugbestand und stellst durch regelmäßige Bestandsabgleiche zwischen den IT-Systemen und dem tatsächlichen Fahrzeugbestand eine hohe Datenqualität sicher.
• Du koordinierst die Annahme und Rückgabe von Fahrzeugen gegenüber Lieferanten und unterstützt bei der bedarfsgerechten Beschaffung und Rückführung von Mietfahrzeugen.
• Du überwachst laufende Mietverträge und steuerst notwendige Fahrzeugwechsel und Rückgaben aktiv.
• Du prüfst die Qualität und Einsatzfähigkeit der vermietfertigen Fahrzeuge und stellst eine ordnungsgemäße Übergabe an unsere Kunden sicher.
• Du bearbeitest administrative Vorgänge rund um die Vermietung, darunter Tankkarten, Ordnungswidrigkeiten sowie weitere abrechnungsrelevante Themen.
• Du unterstützt bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen sowie bei der Vorbereitung und Bearbeitung abrechnungsrelevanter Vorgänge.
• Du arbeitest eng mit den anderen Mietwagenstationen, internen Fachbereichen, Kunden, Fahrern und externen Dienstleistern zusammen.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in der Autovermietung, Disposition, Logistik oder einer vergleichbaren Dienstleistungsbranche
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Kommunikationsvermögen und sicheres Auftreten gegenüber Kunden, Fahrern und Dienstleistern
• Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Sicheren Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, sich schnell in unterschiedliche IT-Systeme einzuarbeiten
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B
• Teamgeist, Flexibilität und Hands-on-Mentalität

Dein Onboarding
… beginnt mit unserer „Welcome Hour“, in der du, gemeinsam mit allen weiteren neuen Kolleginnen und Kollegen, von der Geschäftsführung und HR begrüßt wirst.

Deine Work & Life-Balance
… unterstützen wir mit unserem Mobile Working-Modell. Du hast die Möglichkeit, im Rahmen flexibler Arbeitszeiten teilweise von zu Hause zu arbeiten, wir freuen uns aber genauso, dich im Office zu sehen. Für deine Urlaubsplanung kannst du selbstverständlich mit 30 Tagen rechnen.

Deine Gesundheit
… ist uns wichtig – deshalb bieten wir dir umfassende Versicherungsleistungen sowie Resilienz-Workshops an, um deine physische und mentale Gesundheit zu stärken.

Deine Mobilität
… fördern wir durch einen Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, attraktive Mietwagenkonditionen sowie weitere spannende Mobilitätsangebote.

Unsere Unternehmenskultur
… wird geprägt von unserem gemeinsamen Handeln. Das konstante Vorleben unserer Werte – Authenticity, Collaboration, Curiosity und Commitment – ist dafür von großer Bedeutung.

• Eine offene Feedbackkultur ist fester Bestandteil unseres Alltags, unterstützt durch unser Talent- und Performancemanagement.
• Wir kommunizieren transparent u.a. in monatlichen All Staff-Meetings und lockeren Austauschgesprächen in unserer „One Hour“ mit dem Management-Team.
• Und natürlich feiern wir auch gemeinsam Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und sind zusammen aktiv bei sportlichen Veranstaltungen.

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