Sachbearbeiter Auftragsabwicklung & Administration (Teilzeit)

Die vierlande GmbH steht für Qualität für die Gastronomie. Als Lebensmittelgroßhändler versorgen wir unsere Kunden zuverlässig mit einem vielfältigen Sortiment und einem hohen Anspruch an Qualität und Service.

Zur Unterstützung unserer Niederlassung suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die unsere administrativen Abläufe unterstützt, Aufträge und Geschäftsvorgänge sorgfältig bearbeitet und als wichtige Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und unseren internen Bereichen für einen reibungslosen Informationsfluss sorgt.

Aufgaben

• Du erfasst, prüfst und bearbeitest eingehende Aufträge und Anfragen und stellst eine vollständige und termingerechte Bearbeitung sicher.
• Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten in unserem ERP-System.
• Du erstellst und bearbeitest Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und weitere Belege und behältst offene Vorgänge und Termine im Blick.
• Du stimmst Verfügbarkeiten, Liefertermine und Rückfragen mit den zuständigen internen Bereichen ab.
• Du bearbeitest den täglichen E-Mail- und Telefonverkehr und kommunizierst schriftlich und telefonisch mit Kunden, Lieferanten und internen Ansprechpartnern.
• Du führst relevante Buchungen und Datenerfassungen im ERP-System durch und prüfst Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Du erstellst und pflegst Auswertungen und Übersichten in Microsoft Excel und bereitest relevante Informationen für die Niederlassungsleitung auf.
• Du unterstützt bei der Beleg- und Rechnungsbearbeitung, klärst Preis-, Mengen- und Belegdifferenzen und verfolgst fehlende Unterlagen und Rückmeldungen nach.
• Du unterstützt bei Reklamationen und sonstigen Klärfällen und sorgst für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.
• Du arbeitest eng mit Vertrieb, Einkauf, Lager und Logistik, Qualitätsmanagement, Finanzbuchhaltung und Controlling zusammen.
• Du bringst dich bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer administrativen Abläufe ein.

Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringst du bereits Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration mit.
• Du arbeitest sicher mit ERP-Systemen und verfügst über gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Excel und Outlook.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig.
• Du bist serviceorientiert, kommunikationsstark und behältst auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich.
• Du verfügst über sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung ergänzt durch zusätzliche Sonderzahlungen.
• 6 Wochen Urlaub pro Jahr.
• Attraktive Zusatzleistungen wie JobRad-Leasing, betriebliche Altersvorsorge (bAV), vermögenswirksame Leistungen (VWL), Mitarbeiterrabatte auf unser Lebensmittel- und Produktsortiment sowie Corporate Benefits.
• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden.
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Schnittstellen innerhalb unserer Niederlassung.
• Strukturierte Einarbeitung in unsere Abläufe und Systeme.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Niederlassungsleitung und den angrenzenden Fachbereichen.
• Kostenlose Getränke am Arbeitsplatz.

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