Projektassistenz (m/w/d)

Projektassistenz (m/w/d)

Munich Data Science Institute (MDSI) der Technischen Universität München (TUM)

Das Munich Data Science Institute (MDSI) ist ein Integrative Research Institute mit Aufgaben in Forschung, Lehre und Nachwuchsförderung sowie datenwissenschaftlichen Serviceaufgaben für die TUM. In Zusammenarbeit mit dem TUM Heilbronn Data Science Center (HDSC) fördert es interdisziplinäre Projekte zwischen Forschenden des TUM Campus Heilbronn und Kernmitgliedern des MDSI.

Zur Unterstützung suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit für administrative Aufgaben, darunter:

• Betreuung von Forschungsprojekten und Fellowship-Programmen
• Organisation von Veranstaltungen
• Koordination von Initiativen mit dem HDSC

Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2029 und in Vollzeit (auch in Teilzeit möglich). Dienstort ist Garching bei München.

Aufgabenprofil

Projektmanagement & Forschungsförderung

• Administrative Betreuung von MDSI-geförderten Forschungsprojekten und Dissertationen
• Erstellung von Statusberichten und Kommunikation mit Projektbeteiligten, Fördermittelgebern und internen Stellen
• Unterstützung bei Förderprogrammen (Programmverantwortung, operative Betreuung, Integration der Geförderten)
• Begleitendes Trainingsprogramm für Programmteilnehmende

Veranstaltungsmanagement

• Planung, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Workshops, Netzwerktreffen)
• Koordination interner und externer Dienstleister
• Erstellung von Einladungen, Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen

Finanzadministration & Office-Management

• Bearbeitung und Buchung von Rechnungen, Haushalts- und Mittelbewirtschaftung
• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Budgetplanung, Mittelabruf, Reporting, Verwendungsnachweise)
• Pflege projektbezogener Finanzdaten in SAP und anderen Verwaltungssystemen
• Koordination administrativer Abläufe (Terminmanagement, Beschaffung, interne Kommunikation)

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Projektmanagement oder Projektassistenz wünschenswert
• Gute SAP-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office (idealerweise auch Projektmanagement-Tools)
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, im Aufbau befindlichen Institut
• Engagiertes Team mit aktiven Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Familienfreundliche und flexible Arbeitsbedingungen (inkl. regelmäßigem Homeoffice)
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Vergütung nach TV-L (abhängig von Qualifikation und Eignung)
• Geeignet für schwerbehinderte Menschen (bei gleicher Eignung wird diese Gruppe bevorzugt berücksichtigt)
• Ausdrückliche Begrüßung von Bewerbungen von Frauen (Ziel: Erhöhung des Frauenanteils)

Bewerbung

Bewerbungsschluss: 13. September 2026

Ihre aussagekräftigen Unterlagen (vorzugsweise als eine PDF-Datei) senden Sie bitte per E-Mail an:
application@mdsi.tum.de
(z. Hd. Frau Sylvia Kortüm)

Kontakt:
Munich Data Science Institute
Walther-von-Dyck-Straße 10
85748 Garching bei München

Website
E-Mail: sylvia.kortuem@tum.de

Hinweis: Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise der TUM (Art. 13 DSGVO).