Order Processing & Customer Service Specialist (m/w/d)

Über die Piab Group

Bei der Piab Group verbessern wir seit 1951 die Produktivität, Nachhaltigkeit und Sicherheit unserer Kunden, indem wir die industrielle Automation kontinuierlich weiterentwickeln. Wir glauben an eine automatisierte Welt, in der keine Ressourcen verschwendet und keine Menschen verletzt werden. Mit einem Jahresumsatz von ca. 3 Milliarden SEK und mehr als 1.400 Mitarbeitenden ist Piab eine global aufgestellte Organisation, die Kunden in über 100 Ländern über ein weitreichendes Netzwerk von Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern betreut. Seit 2018 befindet sich die Piab Group im Besitz von Patricia Industries, einem Unternehmen von Investor AB.

Die Division Lifting Automation ist auf intelligente Hebelösungen mit Vakuumtechnologie spezialisiert, die in Branchen wie Logistik, Lebensmittel & Getränke, Pharma, Automobilindustrie, Holzverarbeitung und Luftfahrt eingesetzt werden können. Wir sind weltweit führend im Bereich ergonomisches Handling und bieten einige der fortschrittlichsten Produkte auf dem Markt.

Das können Sie bei uns erwarten

• Innovative Kultur: Teil eines Teams sein, das von Kreativität und Innovation lebt.
• Globaler Einfluss: Mitarbeit in einem Unternehmen, das weltweit führend in Vakuum-Transportlösungen ist.
• Globale Präsenz: Piab verfügt über mehr als 25 Vertriebsniederlassungen und über 900 Partner weltweit und stellt so ein dichtes Netzwerk und eine große globale Reichweite sicher.
• Nachhaltige Vision: Beitrag zu einer automatisierten Welt leisten und damit Sicherheit und Effizienz fördern.
• Berufliche Weiterentwicklung: Zugang zu Möglichkeiten für kontinuierliches Lernen und Karriereentwicklung.
• Vielfalt und Inklusion: Mitarbeit in einem Arbeitsumfeld, das Vielfalt wertschätzt und eine inklusive Kultur fördert.
• Stabiler Arbeitgeber: Als Teil von Patricia Industries und verbunden mit der Familie Wallenberg profitiert Piab von starker Unterstützung sowie einem klaren Bekenntnis zu langfristigem Wachstum und Nachhaltigkeit.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich zur Verstärkung unseres Teams am Standort in Kaarst als Mitarbeiter(in) Order Processing & Customer Service Specialist (m/w/d)

Aufgaben

In dieser Funktion bist Du unter anderem verantwortlich für folgende Funktion:

Aufgabenprofil

Der Order Processing & Customer Service Specialist (m/w/d) ist verantwortlich für die effiziente Abwicklung von Kundenaufträgen und Serviceaktivitäten – von der Angebotserstellung und Auftragserfassung bis hin zur Fakturierung und Nachverfolgung. Ziel der Position ist es, einen reibungslosen End-to-End-Prozess für Aufträge und Service sicherzustellen, eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und die Vertriebsorganisation aktiv bei der Erreichung ihrer Umsatzziele zu unterstützen.

Hauptaufgaben

• Steuerung des gesamten Auftragsprozesses von der Angebotserstellung und Auftragsprüfung über die Auftragserfassung und Lieferverfolgung bis hin zur Rechnungsstellung.
• Überwachung und Verwaltung von Service- und Wartungsverträgen, einschließlich der Einsatzplanung von Servicetechnikern und Sicherstellung der fristgerechten Durchführung aller vertraglich vereinbarten Leistungen.
• Abstimmung mit Kunden, externen Dienstleistern, Einkauf, Logistik und weiteren internen Stakeholdern hinsichtlich Auftrags-, Liefer- und Servicestatus.
• Pflege korrekter Kunden- und Auftragsdaten in ERP- und CRM-Systemen sowie Überwachung von Fristen zur Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung und Ausführung.
• Überwachung lagerbezogener Aktivitäten, einschließlich Bestandskoordination und Bestandskontrolle im Einklang mit unternehmensweiten Working-Capital-Zielen.
• Bei Bedarf Bedienung eines Gabelstaplers zum sicheren Be- und Entladen von Lieferungen gemäß den Sicherheitsvorschriften.
• Unterstützung des Forderungsmanagements durch Überwachung offener Posten und Zusammenarbeit mit dem zuständigen ASM bei Maßnahmen zur Zahlungseingangssicherung.
• Bearbeitung von Kundenreklamationen durch Dokumentation der Fälle und Koordination notwendiger Korrekturmaßnahmen für den jeweiligen Produktbereich.
• Erstellung monatlicher Leistungs- und KPI-Reports über das CRM-System.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Messen und Vertriebsveranstaltungen.
• Beitrag zur Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitender im eigenen Verantwortungsbereich sowie Übernahme weiterer, funktionsrelevanter Aufgaben.

Wesentliche Schnittstellen

• Enge Zusammenarbeit mit dem Sales Manager / Teamleiter und den Area Sales Managern
• Regelmäßige Abstimmung mit dem Außendienst zu Auftragsstatus, Kundenanforderungen und Serviceaktivitäten
• Zentrale Schnittstelle zu Service, Einkauf, Logistik, Finanzen/Buchhaltung und Lager
• Kooperative Zusammenarbeit mit externen Servicepartnern und weiteren Dienstleistern
• Direkte Kommunikation mit Kunden zu Angeboten, Aufträgen, Lieferterminen, Serviceeinsätzen und Reklamationen

Profil

Folgende Fähigkeiten solltest Du als Basis für die Tätigkeit mitbringen:

Bevorzugte Kompetenzen

In dieser Rolle handeln Sie im Einklang mit dem Piab Code of Conduct und kennen sowie befolgen die Werte, Mission und Prozesse des Unternehmens. Die Position kann gelegentliche Reisebereitschaft erfordern (z. B. zu Messen oder Kundenterminen).

• Nachweisbare Erfahrung in einer vertriebs- oder vertriebsunterstützenden Funktion, idealerweise im Industrie- oder Fertigungsumfeld
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Verhandlungs- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und in der Pflege von Kundendaten
• Ausgeprägte Vertriebsaffinität: fundiertes Verständnis von Vertriebsprozessen und -strategien sowie die Fähigkeit, Umsatzwachstum zu unterstützen und voranzutreiben
• Hohe Kundenorientierung und Bereitschaft, langfristige, vertrauensbasierte Kundenbeziehungen aufzubauen
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um sich auf veränderte Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse einzustellen
• Strategisches Denkvermögen und die Fähigkeit, Aktivitäten im Einklang mit Geschäfts- und Vertriebszielen zu planen und umzusetzen
• Offenheit für Innovationen und neue Ideen sowie ein kontinuierlicher Verbesserungsansatz für Prozesse und Services
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, auch unter hoher Arbeitsbelastung

Erfahrung und Ausbildung

• 1–2 Jahre Erfahrung im Vertrieb oder in einer vertriebsnahen Funktion (z. B. Innendienst, Kundenservice, Vertriebsinnendienst, Servicekoordination); Art des Vertriebs ist flexibel
• Erfahrung in der Arbeit mit ERP- und CRM-Systemen
• Idealerweise Erfahrung in einem industriellen oder technischen Umfeld
• Gabelstaplerschein von Vorteil

Wir bieten

Wir bieten:

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit (40 Std./Woche)
• Attraktives Paket aus Gehalt und unterstützender Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Firmenfahrrad-Leasing als Option
• Unfallversicherung über das Unternehmen
• Arbeiten im familiär geprägten Betriebsklima mit schnellen Entscheidungen und kurzen Wegen
• Einen freien Platz in einem Team, in dem Du mehr bist als nur eine Personalnummer

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