Office Manager / IT-Kaufmann (m/w/d) Office Management / Administration

Das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) für Gefäßchirurgie und Labormedizin am Standort Heppenheim/Bergstraße besteht aus einem Labor für Hämatologische Diagnostik sowie einer Praxis für Gefäßchirurgie. Wir sind ein Tochter­unternehmen des Universitätsklinikums Heidelberg und als stetig wachsendes Unternehmen immer auf der Suche nach neuen, motivierten Mitarbeitern. Qualität und Zuverlässigkeit haben bei uns oberste Priorität.

Für unsere Abteilung Office-Management suchen wir:

Office Manager / IT-Kaufmann (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Einrichtung von Softwarezugängen, Zusammenstellung und Übergabe von Arbeitsausstattung
• Offboarding: Koordination der vollständigen Rückgabe von Equipment bei Austritt
• IT-Grundpflege bzw. Basisadministration
• Regelmäßige Wartung und Anpassung in Systemen und Netzwerken
• Routineaufgaben in der Kreditorenbuchhaltung
• Abrechnung von Reisekosten- und Auslagenabrechnungen
• Angebotseinholung sowie Terminkoordination mit externen Firmen
• Beauftragung/Überwachung von Handwerkerleistungen
• Mitarbeiterplanung interner Schulungstermine
• Verwaltung der Urlaubstage der Mitarbeiter
• Führung des Verbandbuches bei Arbeitsunfällen
• Bewirtung externer Besucher
• Verteilung der Eingangspost händisch und digital
• Verantwortung für Bürobedarf und technische Ausstattung
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit IT-Affinität
• Berufserfahrung im First-Level-IT-Support sowie in der Kreditorenbuchhaltung
• Organisationstalent mit strukturierter und eigenverantwortlicher Arbeitsweise
• Fundierte Kenntnisse in MS Office und gängigen Softwarelösungen
• Erfahrung mit Einsatzplanung oder technischer Koordination von Vorteil
• Verantwortungsbewusster Umgang mit Budget- und Abrechnungsprozessen
• Diskretion, Flexibilität und Belastbarkeit, höfliche sowie wertschätzende Kommunikation zeichnen Sie aus
• Sie besitzen gute Kenntnisse in Word, Excel und Outlook

• Ein verantwortungsvoller Arbeitsplatz mit Gestaltungsfreiheit
• Ein motiviertes Team und ein angenehmes Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Tools
• Vergütung in Anlehnung an Tarifvertrag, attraktive betriebliche Altersvorsorge, Entwicklungsmöglichkeiten

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