Mitarbeiter Organisation für Haus & Empfang (m/w/d) in Teilzeit ab 25 Std.

GESTALTE DEINE ZUKUNFT BEI OLTROGGE IN BIELEFELD - EIN FAMILIENUNTERNEHMEN MIT TRADITION UND ZUKUNFT!

Wir bei Oltrogge sind seit fast 160 Jahren DER Engineering-Partner für die produzierende Industrie. Von der schlüsselfertigen Lackieranlage über vollumfängliche Druckluftkonzepte bis hin zur anspruchsvollen Werkzeugmaschine für die CNC-Bearbeitung – für unsere Kunden realisieren wir technische Innovationen, die begeistern. Dazu brauchen wir viel Erfahrung, absolute Serviceorientierung und Menschen, die Technik lieben. Verliere keine Zeit und werden Teil unseres Teams!

Organisationstalent für Haus & Empfang in Teilzeit ab 25 Std. (m/w/d)

Aufgaben

Du sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass im Tagesgeschäft und hinter den Kulissen alles reibungslos läuft. Als echter Kümmerer behältst Du den Überblick, denkst voraus und unterstützt in verschiedenen Bereichen unseres Unternehmens.

Hausorganisation

• Du übernimmst die zentrale Koordination rund um unser Gebäude und unsere Infrastruktur
• Du steuerst und koordinierst externe Dienstleister, Handwerksbetriebe und Servicepartner
• Du stellst sicher, dass vereinbarte Leistungen termingerecht und in der gewünschten Qualität erbracht werden
• Du bist erste Ansprechperson für organisatorische und infrastrukturelle Fragestellungen im Haus
• Du erkennst Optimierungspotenziale und sorgst für effiziente Abläufe rund um den Standort
• Du behältst den Überblick über laufende Maßnahmen, Wartungen und organisatorische Themen

Assistenz & Vertretung

• Du übernimmst die Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung der Geschäftsführungsassistenz
• Du unterstützt bei ausgewählten Assistenzaufgaben der Geschäftsführung
• Du sorgst für Vertretungssicherheit und unterstützt den Aufbau von Redundanzen in wichtigen organisatorischen Prozessen

Empfang & Organisation in Vertretung

• Du begrüßt und betreust unsere Gäste, Kunden und Geschäftspartner professionell und herzlich
• Du unterstützt die Organisation und Besetzung des Empfangs
• Du planst und buchst Inlands- und Auslandsreisen für unsere Mitarbeitenden
• Du organisierst Bewirtungen für Geschäftstermine, Seminare und Veranstaltungen
• Du koordinierst und bestellst Catering für Besprechungen und Events
• Du sorgst für Ordnung und eine angenehme Atmosphäre in den Küchenbereichen im Haus

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine hohe Serviceorientierung.
• Ein freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Durchsetzungsvermögen und Kommunikationsstärke im Umgang mit Dienstleistern
• Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Teamgeist, Flexibilität und Freude daran, Dinge zu organisieren und voranzubringen

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Eine Position, in der Du aktiv zum reibungslosen Ablauf unseres Unternehmens beiträgst
• Vielfältige Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen, Gästen sowie externen Partnern
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen

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