Leitungs- und Teamassistenz für Organisation und Projektunterstützung (w/m/d)
Verwaltung
- Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings, Workshops und Projektgespräche und übernimmst deren strukturierte Vor- und Nachbereitung einschließlich Protokollierung
- Die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Tagesmappen, Antwortentwürfen, Standardberichten und weiteren Unterlagen gehört zu deinem Verantwortungsbereich
- Du steuerst das Telefon- und E-Mail-Management, bearbeitest interne und externe Anfragen fristgerecht und unterstützt die Kommunikation mit internen sowie externen Beteiligten
- Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablage- und Dokumentationsstrukturen, beispielsweise in SharePoint, Doxis und auf Gruppenlaufwerken, und du achtest dabei auf vollständige sowie revisionssichere Unterlagen
- Beim Onboarding neuer Mitarbeitender koordinierst du Zugänge, Berechtigungen, Arbeitsmittel und Arbeitsplatzausstattung und erstellst passgenaue Onboarding-Pläne
- Du planst und koordinierst Veranstaltungen, Geschäftsreisen und Schulungsmaßnahmen, unterstützt bei Reisekostenabrechnungen und behältst relevante Budgets und Ausgaben im Blick