Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d)

Veröffentlicht: Heute

Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts verloren geht.

Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HR-Administration zu Deiner Verantwortung. Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese Aufgaben schrittweise abzugeben.

Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1–2 weitere Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu übernehmen.

Tätigkeiten

Deine Aufgaben

Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung

Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen
Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen
Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen
Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten
Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine
Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden

Organisation & Backoffice

In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen Bereich:

Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe
Vertrags- und Dokumentenmanagement
Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen
Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen
Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern
Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse

HR & People Operations

Begleitung von Recruiting-Prozessen
Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern
Organisation von On- und Offboarding
Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen
Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams

Anforderungen

Wen wir suchen

Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben, beispielsweise als:

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
Senior Management Assistant
Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs
Senior Rolle im HR Bereich

Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn Du:

außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst
Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss
Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst
Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst
souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst
vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst
eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst
sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren
Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst
digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst
Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird

Fachliche Voraussetzungen

Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position
Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen
Sicherer Umgang mit Microsoft 365
Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen
Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung

Team

Wir bieten ein engagiertes Team mit Leidenschaft für neue Technologien. Du arbeitest mit internationalen Kolleg:innen zusammen.

Bewerbungsprozess

Nach der Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen werden wir uns melden und ggf. einen Termin für ein erstes telefonisches Gespräch vereinbaren.