Betriebskosten-Spezialist / WEG-Verwalter (m/w/d) Schwerpunkt Betriebskostenabrechnung, Widersprüche & WEG

Betriebskosten-Spezialist / WEG-Verwalter (m/w/d)

Schwerpunkt Betriebskostenabrechnung, Widersprüche & WEG

Standort: Berlin
Vollzeit sowie 75% Modell möglich

Betriebskostenabrechnungen werden zunehmend anspruchsvoller. Steigende Kosten, komplexere Abrechnungsstrukturen und höhere rechtliche Anforderungen führen dazu, dass Abrechnungen von Mietern und Eigentümern immer genauer geprüft und häufiger hinterfragt werden.

Auch im Bereich WEG steigen die Anforderungen an nachvollziehbare, fachlich belastbare Abrechnungen und Kostenverteilungen.

Aufgrund des wachsenden Arbeitsumfangs und der steigenden fachlichen Anforderungen suchen wir zusätzliche Verstärkung für unser bestehendes Team.

Gesucht wird eine fachlich starke, zuverlässige operative Verstärkung, die sich gut in ein bestehendes Team einfügt und im Bereich Betriebskosten und WEG bereits praktische Erfahrung mitbringt.

Ihre Schwerpunkte

1. Bearbeitung und fachliche Prüfung von Betriebskosten-Widersprüchen
2. Prüfung und Bewertung von Einwendungen
3. Erstellung fundierter Stellungnahmen gegenüber Mietern
4. Erstellung und Prüfung von Betriebskostenabrechnungen
5. Bearbeitung von Belegeinsichten und Rückfragen
6. Klärung komplexerer Abrechnungssachverhalte
7. Vorbereitung streitiger Vorgänge für Geschäftsführung oder Rechtsanwälte
8. Mitarbeit im Bereich WEG, insbesondere bei Abrechnungen, Kostenverteilungen und den damit verbundenen Fragestellungen

Optimalerweise bringen Sie bereits fundierte WEG-Erfahrung mit und verfügen über die Qualifikation als zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG oder eine entsprechende gleichgestellte Qualifikation.

Der Schwerpunkt der Stelle liegt klar im Bereich Betriebskosten und WEG.

Gleichzeitig verstehen wir Immobilienverwaltung als Teamarbeit. Wenn es die Auslastung zulässt oder im Tagesgeschäft zusätzliche Unterstützung erforderlich ist, sollten Sie sich daher auch vor klassischen Aufgaben der Mietverwaltung nicht scheuen.

Dazu können insbesondere gehören:

1. Bearbeitung laufender Mieteranliegen
2. Vorbereitung und Durchführung von Mieterhöhungen
3. kaufmännische Vorgänge aus der laufenden Mietverwaltung
4. Unterstützung bei sonstigen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Gesucht wird somit kein eng abgegrenzter Spezialist, sondern ein erfahrener Immobilienpraktiker mit klarem Schwerpunkt auf Betriebskosten, Widersprüchen und WEG.

Was Sie mitbringen sollten

Sie sollten:

1. praktische Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen haben
2. insbesondere im Umgang mit Betriebskosten-Widersprüchen sicher sein
3. Einwendungen fachlich beurteilen und nachvollziehbar beantworten können
4. Erfahrung in der WEG-Verwaltung mitbringen
5. mietrechtliche und abrechnungsrelevante Zusammenhänge sicher verstehen
6. bereit sein, sich flexibel in unterschiedliche Aufgaben des Tagesgeschäfts einzubringen

Eine grundlegende Einarbeitung in Betriebskostenabrechnung oder Widerspruchsbearbeitung ist nicht vorgesehen.

Was uns besonders wichtig ist

Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit steht für uns an erster Stelle.

Übernommene Aufgaben müssen sorgfältig, verbindlich und termingerecht erledigt werden. Wir suchen jemanden, auf den sich Kollegen und Geschäftsführung im täglichen Arbeitsablauf verlassen können.

Flexibilität

Unser Arbeitsalltag ist dynamisch. Prioritäten können sich kurzfristig ändern, neue Widersprüche, Fristen oder operative Themen hinzukommen.

Sie sollten damit gut umgehen können, Aufgaben neu priorisieren und sich pragmatisch dort einbringen, wo es aktuell erforderlich ist.

Arbeitszeit

Die Stelle kann in Vollzeit, mit 90 % oder mit 75 % vereinbart werden.

Gerade im Bereich Betriebskosten und WEG gibt es saisonal unterschiedlich hohe Arbeitsbelastungen. Bei einem reduzierten Arbeitszeitmodell setzen wir deshalb voraus, in arbeitsintensiven Phasen flexibel und bei Bedarf bis zum Umfang einer Vollzeitstelle mitzuarbeiten.

Die konkrete Regelung zu Arbeitszeit, Mehrarbeit und Ausgleich wird vertraglich vereinbart.

Arbeitsweise und gemeinsames Büro

Da wir gemeinsam im Büro arbeiten, legen wir Wert auf ein professionelles, gepflegtes und gegenüber Kollegen rücksichtsvolles Auftreten.

Dazu gehört für uns auch, dass im gemeinsamen Büro keine starke Geruchsbelastung entsteht – weder durch Tabakrauch oder Alkohol noch durch intensive Parfüms, Raumsprays oder andere Produkte, die solche Gerüche überdecken sollen.

Unsere Büroräume sind rauchfrei. Raucherpausen dürfen die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit im Team nicht beeinträchtigen.

Software und Arbeitsgrundlage

Unsere zentrale Immobilienverwaltungs- und Buchungssoftware ist DOMUS 4000.

Die technischen und organisatorischen Grundlagen für die digitale Belegübergabe und Verbuchung sind geschaffen. Die entsprechende Migration wurde durchgeführt; ab dem 01.01.2027 soll der Prozess vollständig produktiv genutzt werden.

Erfahrung mit DOMUS 4000 ist von Vorteil und erleichtert den Einstieg erheblich.

Was wir bieten

1. Festanstellung in unserem Berliner Büro
2. Vollzeit sowie 75%- oder 90%-Modell
3. Mitarbeit in einem bestehenden Betriebskosten- und Verwaltungsteam
4. klarer fachlicher Schwerpunkt auf Betriebskosten und WEG
5. kurze Abstimmungs- und Entscheidungswege
6. direkte Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Geschäftsführung
7. moderne, zentralisierte Arbeitsabläufe über DOMUS 4000

Wenn Betriebskostenabrechnungen, Widersprüche und WEG für Sie keine neuen Themen sind, sondern zu Ihrem bisherigen Arbeitsalltag gehören, und Sie sich gleichzeitig flexibel und zuverlässig in ein bestehendes Verwaltungsteam einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

• Du verfügst über praktische Erfahrung im Bereich der Nebenkostenabrechnung, was Dir in Deiner Rolle als Betriebskosten-Spezialist zugutekommt
• Deine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bildet die solide Basis für Deine Tätigkeit als WEG-Verwalter
• Teamarbeit liegt Dir im Blut, und Du trägst aktiv zu einem harmonischen Arbeitsumfeld bei
• Mit Deiner ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit kannst Du effektiv mit Kollegen und Kunden interagieren
• Eine selbstständige Arbeitsweise zeichnet Dich aus und ermöglicht es Dir, Aufgaben eigenverantwortlich zu bewältigen

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