Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und
möchten Verantwortung in einem sinnstiftenden Umfeld übernehmen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung.

Für unsere Kita GmbH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit einem Umfang von ca. 30 Wochenstunden.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, übernehmen kaufmännisch-administrative Aufgaben und sind eine wichtige Schnittstelle zu unseren Kita-Einrichtungen, Dienstleistern, Partnern und Mitarbeitenden.

… spielerisch bilden und die Welt entdecken…

Die Kindertageseinrichtungen Ottobrunn GmbH ist ein gemeinnütziges Unternehmen mit rund 100 Mitarbeiter*innen und sieben Bildungseinrichtungen.

Bei uns dreht sich alles um die uns anvertrauten Kinder in Krippe, Kindergarten und Hort. Kinder, die im Alltag von uns liebevoll und wohlwollend begleitet werden, Kinder, die mit anderen Kindern spielen, entdecken und lernen. Jüngere und ältere Kinder, die behutsam bei uns eingewöhnt werden und auf ihrem individuellen Weg in die Selbstständigkeit feinfühlig unterstützt werden.

Bei uns begegnen sich Kinder und Erwachsene unterschiedlicher Herkunft, Nationalität, Kultur und Religion.

• Vorbereitende Buchführung, insbesondere Rechnungsprüfung, Kassenabrechnungen sowie Überwachung von Konten und Zahlungseingängen; Bearbeitung des Zahlungsverkehrs und Unterstützung im Forderungsmanagement
• Verantwortung für den zentralen Einkauf sowie Einholung und Auswertung von Angeboten relevanter Dienstleister sowie Beratung der Kita-Einrichtungen bei Beschaffungsprozessen
• Vertragswesen: Überwachung und Fristenkontrolle relevanter Verträge, insbesondere in den Bereichen Telekommunikation, Versicherungen und Mietverhältnisse
• Pflege, strukturierte Ablage und Verwaltung vertraglicher und weiterer Unterlagen in physischer und digitaler Form
• Koordinierung und Organisation interner und externer Termine der Geschäftsführung sowie Meetings einschließlich Protokollführung
• Eigenständige Korrespondenz und Erstellung von Präsentationen in deutscher Sprache
• Unterstützung der Geschäftsführung bei diversen Projekten

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Office Manager/in, Verwaltungsfachkraft oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Management-Position ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Idealerweise Kenntnisse in DATEV Unternehmen online
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein souveräner, verbindlicher Kommunikationsstil
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und eine strukturierte, sorgfältige sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Vorgänge gleichzeitig vorausschauend zu koordinieren
• Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Kollegiales, wertschätzendes und professionelles Arbeitsumfeld
• Eigenständige Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb eines klaren Aufgabenbereichs
• Vergütung nach TVöD inklusive Großraumzulage, Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
• Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge über die Bayerische Versorgungskammer (Zusatzversorgung) bzw. die Bayerische Zusatzversorgungskasse
• 31 Tage Erholungsurlaub ab 2027
• Vergünstigte Mitgliedschaft im body + soul Fitness- und Wellness Center

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