Projektkoordinator / Sachbearbeitung (m/w/d) kaufmännische Auftragsabwicklung

Sie treffen bei uns auf ein mittelständisch geprägtes Unternehmen, eingebettet in einen internationalen Konzern. Freuen Sie sich auf ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das Ihnen neben dem ständigen Kontakt zu namhaften Kunden vor allem eine spannende Herausforderung in einem global agierenden Unternehmen bietet. Durch unsere Tätigkeit in stabilen Zukunftsmärkten wie der Umwelt-, Chemie-, Pharma- und Lebensmittelindustrie befinden wir uns auf einem nachhaltigen Wachstumskurs und können Ihnen vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen und professionellen Umfeld bieten.

Selbstverständlich bieten wir Ihnen 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten von zu Hause. Ihr neuer Job lässt sich somit ideal mit den persönlichen Bedürfnissen vereinbaren. Damit die Gemeinschaft dabei nicht zu kurz kommt, treffen wir uns regelmäßig zu verschiedenen Events und sozialen Aktivitäten.

Zusätzlich bieten wir die folgenden Benefits:

• Moderne IT-Infrastruktur und Büros (höhenverstellbare Tische)
• Verschiedene Mitarbeiterevents (z. B. Grillfest, Abteilungsausflug und Gesundheitstag)
• Einen Obsttag, kostenfreien Kaffee / Tee, Wasserspender
• Einen Zugang zu einem Mitarbeiterportal mit attraktiven Rabatten (Corporate Benefits)
• Gute Anbindung an die S-Bahn (circa zehn Minuten ab Hbf. Köln) und Zuschuss zum Jobticket
• Lern- und Nachhilfe für Mitarbeiterkinder
• Die Möglichkeit zum Dienstradleasing

Bei uns erwartet Sie eine abwechslungsreiche, selbstständige und spannende Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen mit flachen Hierarchien und damit kurzen Entscheidungswegen. Sie arbeiten in einem engagierten Team und können aktiv die Abläufe mitgestalten.

• Sie sind verantwortlich für die komplette kaufmännische Betreuung und Abwicklung des Neumaschinengeschäfts unserer nationalen und internationalen Kunden.
• Sowohl im Sinne unserer Kunden als auch mit Blick auf reibungsose Abläufe fungieren Sie als der zentrale Ansprechpartner (m/w/d) für alle kaufmännischen Belange und agieren als Schnittstelle zwischen Vertrieb, Projektmanagement, Accounting, Logistik und unseren Kunden. Sie begleiten Ihre Projekte also vom Auftragseingang bis zur fristgerechten Fakturierung inklusive Erstellung von Teil- und Schlussrechnungen gemäß den Projektmeldungen.
• Mit einer strukturierten und sorgfältigen Dokumentation - von der Erfassung individueller Kundenaufträge über die Anlage im ERP-System (SAP) einschließlich präziser Vertragsnachverfolgung und Terminüberwachung - tragen Sie maßgeblich zur Optimierung unserer Projektabwicklung bei und leisten einen wichtigen Beitrag zur langfristigen Kundenzufriedenheit.

Zudem zählen folgende Aufgaben zu Ihrem Tätigkeitsfeld:

• Überwachung und Bearbeitung von Zahlungssicherheiten (z. B. Bürgschaften, Garantien)
• Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten (z. B. Ursprungszeugnisse, Lieferantenerklärungen, Pro-forma-Rechnungen)
• Unterstützung der Versandabteilung bei der Verschiffung unserer Maschinen und Anlagen
• Abwicklung von Akkreditiven (LCs) und Abstimmung mit beteiligten Banken, Kunden und internen Abteilungen
• Erstellung von Provisionsgutschriften sowie Überwachung der Provisionszahlungen
• Monitoring und Reporting zu Status, Gültigkeit und Weitergabe relevanter Informationen an die Abteilungsleitung

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bildet Ihre fachliche Grundlage.
• Sie bringen einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit, vorzugsweise in einem international agierenden Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau.
• Ein sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und ERP-Systemen, vorzugsweise SAP, ist für Sie selbstverständlich.
• Erfahrungen im Bereich Zahlungssicherheiten (Avale / Akkreditive) und Zoll sind von Vorteil.
• Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität sowie Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.
• Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, auch im internationalen Umfeld, und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.