EU AI Act: Was die neuen KI-Regeln für Recruiting-Teams wirklich ändern

Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung. Wer als Recruiting-Team mit KI-Tools arbeitet, sei es beim Active Sourcing, beim Formulieren von Stellenanzeigen, bei der Terminvereinbarung mit Kandidatinnen und Kandidaten oder bei der Auswertung von Video-Interviews, sollte jetzt genau wissen, was neu ist und was nicht.

Bei Verstößen sind Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes möglich, je nachdem, was höher liegt. Der folgende Überblick sortiert, was davon tatsächlich den eigenen Arbeitsalltag betrifft.

Zuerst die eigene Rolle einordnen

Die Verordnung unterscheidet Anbieter und Betreiber. Anbieter entwickeln KI-Systeme. Betreiber setzen fertige Systeme im eigenen Unternehmen ein. Wer als Recruiter ein eingekauftes Tool nutzt, etwa für Sourcing-Vorschläge, Textgenerierung oder Interviewauswertung, ist Betreiber, nicht Anbieter.

Das entscheidet darüber, welche Pflicht überhaupt greift. Ein Teil der Regelungen, etwa die technische Kennzeichnung generierter Inhalte, liegt beim Hersteller der Software. Als Recruiter muss man dafür selbst nichts einrichten, sollte aber wissen, dass die eigenen Tools diese Pflicht erfüllen.

Was im Recruiting-Alltag konkret zu beachten ist

KI-Chats mit Bewerbenden müssen als KI erkennbar sein. Beantwortet ein Chatbot erste Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsstatus, muss für Kandidatinnen und Kandidaten klar werden, dass sie nicht mit einer Person sprechen. Läuft ein solcher Chat schon länger, bleibt bis zum 2. Dezember 2026 Zeit, das nachzuholen.

Stellenanzeigen und Textbausteine aus KI-Tools müssen in der Regel nicht selbst gekennzeichnet werden. Wer ein Tool nur unterstützend nutzt, etwa um einen Formulierungsvorschlag zu verfeinern, fällt unter die Ausnahme für Hilfswerkzeuge, weil dabei keine wesentliche inhaltliche Veränderung stattfindet.

Absagen und Zusagen mit KI-Unterstützung formulieren ist erlaubt, sollte aber eine verantwortliche Person haben. Werden solche Texte inhaltlich durch jemanden im Team geprüft und verantwortet, entfällt die Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte zu öffentlich relevanten Themen. Für den Massenversand von Absagen ist das der praktikable Weg, statt jede Nachricht einzeln zu kennzeichnen.

Video-Interviews mit KI-gestützter Emotions- oder Mimikanalyse sind am Arbeitsplatz grundsätzlich verboten. Das gilt schon seit Februar 2025, unabhängig von den neuen Transparenzpflichten. Wer ein Tool zur automatischen Auswertung von Interview-Aufzeichnungen einsetzt, sollte vorab prüfen, ob es tatsächlich nur Inhalte zusammenfasst oder ob es zusätzlich Emotionen bewertet. Nur reine Transkription oder Zusammenfassung ist unproblematisch. Sobald ein System Stimmung, Nervosität oder ähnliches auswertet, ist der Einsatz am Arbeitsplatz untersagt.

Biometrische Kategorisierung braucht eine aktive Information der Betroffenen. Setzt ein Team Systeme ein, die Personen anhand biometrischer Merkmale einordnen, etwa bei bestimmten Identitätsprüfungen im Bewerbungsprozess, müssen die betroffenen Personen darüber informiert werden. Zusätzlich gelten die üblichen Datenschutzregeln.

Der Punkt, der für Recruiting mittelfristig wichtiger wird

Alle bisherigen Punkte betreffen Transparenz. Deutlich mehr Substanz hat die Regelung zu Hochrisiko-KI, weil sie genau die Systeme betrifft, die im Recruiting-Alltag zunehmend Einzug halten: automatisiertes CV-Screening, Ranking von Kandidatinnen und Kandidaten, Matching-Algorithmen mit Bewertungsfunktion oder Scoring-Modelle für Eignung.

Diese Fristen wurden im Sommer 2026 verschoben:

eigenständige Hochrisiko-Systeme: ab 2. Dezember 2027
Hochrisiko-Funktionen innerhalb größerer Produkte, etwa als Bewertungsmodul im ATS: ab 2. August 2028

Wer heute ein Tool für automatisiertes Bewerber-Screening einführt oder verlängert, sollte diese Fristen im Hinterkopf behalten. Die Anforderungen an Dokumentation und menschliche Aufsicht kommen mit hoher Wahrscheinlichkeit.

Warum sich eine einfache Dokumentation jetzt schon lohnt

Eine formale Dokumentationspflicht für alle KI-Anwendungen im Recruiting existiert aktuell nicht. Trotzdem ist es sinnvoll, jetzt eine einfache interne Übersicht zu führen, aus zwei Gründen.

Erstens verlangt Artikel 4 des EU AI Acts bereits seit Februar 2025, dass Beschäftigte, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende Kompetenz im Umgang damit verfügen. Eine kurze Übersicht, welches Tool wofür genutzt wird und wer im Team dafür zuständig ist, ist die Grundlage, um das im Zweifel auch zeigen zu können.

Zweitens wird für Hochrisiko-Anwendungen ab 2027 eine Dokumentationspflicht kommen. Wer schon jetzt für jedes eingesetzte Tool festhält, wofür es genutzt wird, wer die Ergebnisse prüft und seit wann es läuft, muss 2027 nicht bei null anfangen. Drei Angaben reichen für den Anfang: Name und Zweck des Tools, verantwortliche Person für die Prüfung der Ergebnisse, Einsatzbeginn. Das lässt sich in einer einfachen Tabelle pflegen und mit jedem neuen Tool ergänzen.

FAQ: Häufige Fragen aus dem Recruiting-Alltag

Muss ich als Recruiter KI-generierte Stellenanzeigen kennzeichnen? In der Regel nicht. Solange du KI nur unterstützend nutzt und den Text vorher prüfst und für die Inhalte Verantwortung übernimmst. Anders sieht das aus, wenn du Texte ohne Korrektur aus KI-Tools wie ChatGPT oder Claude direkt veröffentlichst.

Unser Bewerber-Chatbot lief schon vor August 2026. Müssen wir sofort etwas ändern? Für bereits eingesetzte Systeme gilt eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Bis dahin sollte klar erkennbar sein, dass Bewerbende mit einer KI kommunizieren.

Dürfen wir Video-Interviews automatisch zusammenfassen lassen? Eine reine Transkription oder inhaltliche Zusammenfassung ist mit Zustimmung des Kandidaten unproblematisch. Sobald ein Tool zusätzlich Emotionen, Stimmung oder Nervosität bewertet, ist das am Arbeitsplatz nicht erlaubt.

Wir nutzen ein Tool für automatisiertes CV-Screening. Betrifft uns das schon jetzt? Die eigentlichen Pflichten für Hochrisiko-KI greifen erst ab Dezember 2027 beziehungsweise August 2028. Sinnvoll ist es trotzdem, das eingesetzte Tool und seine Funktionsweise schon jetzt zu dokumentieren.

Reicht es, wenn eine Person die KI-generierten Absagen im Nachhinein stichprobenartig prüft? Die Verordnung verlangt eine inhaltliche Prüfung durch eine Person, die dafür Verantwortung trägt. Wie diese Prüfung im Detail organisiert ist, schreibt Artikel 50 nicht vor. Eine benannte, klar zuständige Person ist in jedem Fall sinnvoller als eine unklar verteilte Zuständigkeit.

Wer kontrolliert das in Deutschland? Die Bundesnetzagentur ist zuständige Marktüberwachungsbehörde. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt bei der Bußgeldbemessung ein Verhältnismäßigkeitsprinzip.

Kurz-Checkliste für den Einstieg

Auflisten, welche KI-Tools im eigenen Recruiting-Alltag tatsächlich im Einsatz sind
Bei jedem Chatbot prüfen, ob Bewerbende den KI-Charakter erkennen können
Für KI-unterstützte Textveröffentlichungen eine verantwortliche Person benennen
Video-Interview-Tools daraufhin prüfen, ob sie nur zusammenfassen oder auch Emotionen auswerten
Eine einfache interne Übersicht mit Tool, Zweck, Verantwortlichkeit und Einsatzbeginn anlegen
Bei CV-Screening oder Scoring-Tools die Fristen ab 2027 im Blick behalten

Quellen