EU-Entgelttransparenz 2026: Jetzt strukturiert starten – mit klaren Gehaltsspannen & Prozessen

Entgelttransparenz wird ab 2026 Pflicht. Mit der nationalen Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie steigen die Anforderungen an nachvollziehbare Vergütungsstrukturen, belastbare Daten und klar definierte Prozesse. Das Thema betrifft in HR nicht nur das Thema Vergütung, sondern auch den Recruiting-Prozess: Bewerbende erwarten Orientierung, Führungskräfte brauchen Argumentationssicherheit und Organisationen müssen Auskünfte konsistent, begründbar und dokumentiert beantworten können.

Viele Unternehmen erleben aktuell zwei typische Herausforderungen: Erstens liegen Gehaltsdaten in unterschiedlichen Systemen, Formaten oder Excel-Listen. Ein konsistenter Überblick entsteht dann nur mit hohem Aufwand und ist fehleranfällig. Zweitens sind Rollenbezeichnungen, Einstufungen und Funktionslogiken historisch gewachsen. Das erschwert die Vergleichbarkeit und macht es schwierig, Gehaltsspannen sauber abzuleiten, einheitlich zu definieren und transparent zu kommunizieren. Damit Sie nicht unter Zeitdruck reagieren müssen, sollten Daten und Entgeltstrukturen jetzt richtlinienkonform ausgerichtet werden. Verlässliche analytische Stellenbewertungen, Gehaltsbandsysteme, klare Rollen- und Einstufungs-Logiken sowie objektive Kriterien der Entgeltfindung sind die Basis.

Außerdem wichtig für Ihre Zeitplanung: Für größere Arbeitgeber greifen die ersten Reporting-Pflichten ab Juni 2027, dies bereits auf Basis von Vergütungsdaten aus 2026. Konkret bedeutet dies, dass Daten ab Januar 2026 in den Bericht mit einfließen. Weitere Schwellen und Rhythmen folgen abhängig von der Unternehmensgröße. Unabhängig davon sollten Daten, Strukturen und Kriterien vor Inkrafttreten der nationalen Regelungen stehen: Verlässliche Systeme, klare Rollen- und Einstufungslogiken sowie objektive, geschlechtsneutrale Kriterien und Auswertungen sind die Basis. Wer diese Grundlagen rechtzeitig schafft, reduziert Abstimmungsaufwand, erhöht die Nachweisfähigkeit und stärkt gleichzeitig das Vertrauen von Mitarbeitenden und Bewerbenden.

Pragmatische nächste Schritte, die sich in der Praxis bewähren:

• Stellenbewertungen, Job-Architektur und Arbeitnehmergruppen mit gleichartiger oder gleichwertiger Arbeit bilden.
• Rollen, Funktionen und Einstufungen so strukturieren, dass Vergleiche und Spannen konsistent, nachvollziehbar und auditierbar möglich sind.
• Datenbasis konsolidieren: Modell und Datenbasis zur objektiven, geschlechtsneutralen Rechtfertigung von Entgeltlücken erstellen
• Analyse- und Auswertungslogik aufsetzen: Gender-Pay-Gap-Auswertungen transparent gestalten und so dokumentieren, dass sie intern erklärbar und prüffähig sind.
• Berichterstattung und Auskunftsprozesse vorbereiten: Zuständigkeiten, Ablauf und Unterlagen so definieren, dass Auskünfte fristgerecht (innerhalb von 2 Monaten), konsistent und prüfsicher beantwortet werden können.

Wenn Sie das Thema strukturiert angehen möchten, laden wir Sie zu einer kostenlosen Demo ein: Lernen Sie die Fair Compensation Web App kennen und sehen Sie, wie sich Daten, Analysen und Auswertungen übersichtlich abbilden lassen – als Grundlage für transparente, vergleichbare Entscheidungen und für die Erfüllung Ihrer Auskunfts- und Berichtspflichten!