Vorzimmerkraft (m/w/d) für die Abteilung G „Integration und Unterbringung von Asylbewerbern“
Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.
Die Abteilung G „Integration und Unterbringung von Asylbewerbern“ entwickelt und fördert Maßnahmen zur Integration von Menschen mit Migrationsgeschichte und ist zuständig für die strategische Steuerung und Planung der Unterbringung und Versorgung von Asylbewerbern und zum Beispiel Flüchtlingen aus humanitären Aufnahmeprogrammen.
- Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung, insbes. Bearbeitung des E-Mail-Funktionspostfachs (u.a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung, Erstellung von Terminunterlagen sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleitung
- Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern für die Abeilungsleitung
- Sachbearbeitung von Personalangelegenheiten der Abteilung wie Onboarding, Krank- und Gesundmeldung
- Abwesenheitsvertretung der Abteilungskoordination, wie Presseauswertung, Koordinierung von Terminvorbereitungen der Amtsspitze, Auftragsliste mit Fristenüberwachung
- Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert in mittleren oder größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst
- Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
- Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
- Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
- Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
- Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.