Vorstandsassistenz / Assistenz Geschäftsführung (m/w/d)

Für ein etabliertes, international tätiges Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden im Raum Mannheim suche ich eine erfahrene Vorstandsassistenz, die Freude an klassischer, hochwertiger Assistenzarbeit hat. Die Position wird derzeit geschaffen, um ein neu ernanntes Vorstandsmitglied – seit vielen Jahren im Unternehmen und an einem anderen Standort verankert – organisatorisch optimal zu entlasten. Sie arbeiten eng mit einem dem Vorstandsmitglied strategisch zuarbeitenden Assistenten zusammen. Ihre eigene Rolle ist klar auf das administrative und organisatorische Tagesgeschäft ausgerichtet: Sie halten dem Vorstand den Rücken frei, sorgen für Struktur und fungieren als verlässliche Konstante – auch über Distanz hinweg. Da der Vorstand vorerst lediglich ein- bis zweimal im Monat im Headquarter in Mannheim sein wird, ist eine präzise, vorausschauende und digitale Abstimmung besonders wichtig.

• Übernahme der klassischen, administrativen Vorstandsassistenz mit einem hohen Anspruch an Professionalität und Zuverlässigkeit
• Weitreichende Verantwortung für ein komplexes Termin- und Kalendermanagement inkl. Priorisierung, Abstimmung und Koordination über verschiedene Standorte und teilweise Zeitzonen hinweg
• Umfangreiche Reiseplanung und -organisation, da der Vorstand sehr häufig international unterwegs ist
• Sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und internen Terminen
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Gesprächsgrundlagen
• Souveräne interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Enge Zusammenarbeit mit dem zweiten Office in Italien; die Abstimmung erfolgt überwiegend in englischer Sprache

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ein ausgeprägtes Organisations- und Strukturgefühl sowie die Fähigkeit, Prioritäten schnell und sicher zu setzen
• Freude an klassischer Assistenzarbeit und der Rolle als zuverlässige, vorausschauende Unterstützung im Hintergrund
• Professionelles Auftreten, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse wären ein Plus, aber kein Muss
• Sicherer Umgang mit modernen Office-Tools und digitalen Anwendungen

Der Vorstand ist lediglich ein bis zwei Tage im Monat im Headquarter vor Ort. Dadurch entsteht eine moderne, flexible Zusammenarbeit mit viel Eigenverantwortung und zugleich enger, verlässlicher Abstimmung. Homeoffice ist – abhängig von den anstehenden Themen und in Absprache – bis zu einer bestimmten Anzahl an Tagen gut möglich und kann im Alltag ein fester Bestandteil sein. Ihr Wohnsitz sollte dennoch in der Region Mannheim liegen, um die Rolle zuverlässig ausüben zu können.

Erfahrene Assistenzen dürfen selbstverständlich davon ausgehen, dass die Position monetär dem Aufgaben- und Verantwortungsumfang angemessen honoriert wird.

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