Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Die Hochschule Karlsruhe (die HKA) ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Ihre Leidenschaft für exzellente Lehre und innovative Forschung macht sie aus und spiegelt sich in sehr guten Rankingergebnissen wider. Sie arbeitet eng mit der regionalen und überregionalen Wirtschaft zusammen. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.

Am Institut für Fremdsprachen ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Kennzahl 6060
50 % Teilzeit

Am Institut für Fremdsprachen werden 11 verschiedene Fremdsprachen gelehrt. Die Zertifikatskurse richten sich nach den Empfehlungen des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen. Erweitert wird das Angebot durch das Kursprogramm Sprache und interkulturelle Praxis, die eine Einführung in die jeweilige Sprache und Landeskunde bilden sowie das Programm Deutsch intensiv, das studienvorbereitend Sprachkompetenz aufbaut.

Mitwirkung bei den institutsinternen Prozessen

• Kurs- und Prüfungsverwaltung
• Bescheinigungen und Zertifikate
• Qualitätssicherung
• Archivierung
• Statistik
• Beschaffungen

Unterstützung bei Kommunikation und der Website des Instituts:

• Beratung internationaler Studierender sowie Kursleitender
• Bearbeitung interner und öffentlicher Mitteilungen
• Mitwirkung bei Veranstaltungen des Instituts

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im Fachgebiet Fremdsprachensekretariat oder Vergleichbares mit besonderen Fremdsprachkenntnissen
• Fähigkeit zur eigenständigen Korrespondenz komplexer Sachverhalte in Deutsch, Englisch und einer weiteren für das Institut relevanten Fremdsprache
• IT-Kenntnisse (Typo 3, InDesign, MS Office) und die Motivation sich in neue Systeme einzuarbeiten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Eigenverantwortliches und präzises Arbeiten
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu erkennen
• Flexibilität und die Bereitschaft die Arbeitszeiten dem Semesterzyklus anzupassen
• Bereitschaft auch am Nachmittag zu arbeiten
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Organisationsfähigkeit

• Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.1
• Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
• Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40 % der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
• Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
• Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

JBSD_DE