Verwaltungsmitarbeitende/r (m/w/d) als Assistenz

Der Caritasverband für die Diözese Mainz e.V., Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege und Wohlfahrtsverband der Diözese Mainz mit mehr als 12 500 Mitarbeitenden in den caritativen Einrichtungen und Diensten der Mitgliedsorganisationen, sucht für den den Vorstand, Recht und Finanzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und motivierte:n

Verwaltungsmitarbeitende/n (m⁠/⁠w⁠/⁠d)
als Assistenz

(bis zu 39 Std./Wo. – unbefristet)
Stellenkennziffer 02-2026

• Erledigung der Korrespondenz
• Planung, Organisation und Begleitung des gesamten Sitzungsmanagements für Vorstand/Recht/Finanzen, inklusive Protokollführung
• Umsetzung des digitalen Sitzungsmanagements sowie Verantwortung und Pflege für die Ablagestruktur von Vorstand/Recht/Finanzen
• Übernahme der gesamten Termin- und Reiseplanung in Abstimmung mit in- und externen Ansprechpersonen
• Management von Fristen und Wiedervorlagen sowie die Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
• Zusammenstellung und Aufbereitung rechtlicher und anderer relevanter Unterlagen
• Steuerung von Genehmigungsverfahren
• Vorbereitung und Umsetzung von Absprachen und Verträgen mit verschiedenen Dienstleistern in den Bereichen Personalabrechnung, Beschaffung, Hausverwaltung und Versicherungs- und Finanzmanagement
• Vorbereitung von Formulierungsvorschlägen und Präsentationen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Büromanagements
• Weiterentwicklung, Dokumentation und Unterstützung der Prozesse
• Erstellung von Rechnungen und Gestaltung des Mahnwesens

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Büromanagement mit Weiterbildung zur Büroassistenz oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management
• Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz gerne in einem oder mehreren der genannten Bereiche „Vorstand, Recht und Finanzen“ ist wünschenswert
• Hohe Affinität und Begeisterung für Digitalisierung und Innovation sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint)
• Hohes Maß an Diskretion
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

• Eine attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C) inklusive einer attraktiven Jahressonderzahlung - vergleichbar mit TVöD
• Eine zusätzliche Altersversorgung sowie weitere Sozialleistungen
• Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine offene und freundliche Unternehmenskultur mit zeitgemäßen Führungsstrukturen in einem wertschätzenden Team
• Zusatzleistungen, wie z. B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Fahrradleasing, Jobticket, Mietwagennutzung und kostenfreies Tanken an den E-Ladesäulen der Geschäftsstelle
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Firmenfitnessprogramm EGYM Wellpass)
• Ein moderner, zukunftsorientierter und sicherer Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

JBSD_DE