Verwaltungsbeschäftigter (m/w/d) im Sekretariat

Die Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg (HfJS) im Herzen der Altstadt Heidelbergs ist eine international ausgerichtete wissenschaftliche Einrichtung mit einem einzigartigen Profil in Deutschland. Sie wurde 1979 vom Zentralrat der Juden in Deutschland gegründet und hat sich seither zu einem zentralen Ort für Forschung, Lehre und jüdisches Leben entwickelt. Mehr Informationen auf unserer Webseite: www.hfjs.eu/

• Allgemeine und rektoratsspezifische Sekretariatsaufgaben wie z.B. Postbearbeitung (deutsch, englisch), Terminmanagement, Fristenüberwachung, Telefonate und Schriftverkehr (deutsch, englisch), Ablage, Besucherempfang und -bewirtung, Raumverwaltung, Websitepflege, Protokollführung, Sitzungsvor- und -nachbereitung

• Dienstreisemanagement und Reisekostenabrechnung des Rektorats, Unterstützung aller Hochschulangehöriger bei der Beantragung von Dienstreisen

• Unterstützung des Rektorats bei Beschaffungsvorgängen

• Ansprechperson für Telefonie und Zoom, Verwaltung des Hochschulkalenders

• Vertretung des Studierendensekretariats und Mitarbeit in Studierendenangelegenheiten

• Zuarbeit für IT-Abteilung bei Einrichtung von EDV-Zugängen und E-Mail-Postfächern

• Einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung oder Erfahrung in der Führung eines Sekretariats

• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Fähigkeit zu positiver Innen- und Außenkommunikation

• Fundierte Computerkenntnisse (Microsoft Office)

• Organisationstalent, Teamfähigkeit und Flexibilität