Verwaltungsangestellte(n) (m/w/d)

Eingebettet in das innovative Umfeld einer forschungsstarken Universität entwickelt das Institut für Materialwissenschaft maßgeschneiderte Werkstoffe für die Technologien der Zukunft. Das dynamische Team der Abteilung Materialphysik besteht aus etwa 15 aktiven Forscherinnen und Forschern. Dazu kommen weitere technische Mitarbeiter und Studierende der Universität.

Die administrative und finanzielle Verwaltung von nationalen und internationalen Drittmittelprojekten stellt spannende Aufgaben von der vorbereitenden Buchhaltung bis zum verantwortungsvollen Monitoring der Projektbudgets in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen:

• Organisatorische und administrative Gestaltung des Instituts

• Vorbereitung von Einstellungsprozessen (z.B. Studentische Hilfskräfte, wissenschaftlich und technische Mitarbeitende, befristete Verträge)

• Finanzielles Management von Drittmittelprojekten (mittelgroße bis mehrere Mio. ) und Budgetcontrolling sowie Pflege der SAP-Module (Personalwirtschaft, Finance/Controlling)

• Bestell- und Beschaffungswesen

• Ansprechpartner/in für Studierende, Lehrende und die zentrale Hochschulverwaltung

• Abgeschlossene -vorzugsweise kaufmännische - Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder ein abgeschlossenes Studium mit verwaltungswirtschaftlichem Schwerpunkt

• Berufserfahrung in Verwaltungstätigkeiten, idealerweise an einer Hochschule oder in Forschungseinrichtungen

• Wünschenswert: Erfahrung im Umgang mit SAP (HR / FI/CO) und elektronischen Verwaltungs-/Vertragsportalen

• Sicherer Umgang mit Drittmittelverwaltung (DFG, EU, Stiftungen o.ä.) bzw. schnelle Einarbeitungsfähigkeit

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten

• Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Kulturen und Freude im Umgang mit Menschen verschiedener Nationalitäten