Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)

Die KINAST-Gruppe bieten gemeinsam eine hochspe­zi­a­li­sier­te Ex­per­ti­se für al­le rechtlichen und technisch-organisatorischen Fra­gen rund um die Themen Da­ten­schutz, Datensicherheit und Compliance.

Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik. Neben der KINAST-Gruppe können auch externe Kanzleien diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dabei von der vielfältigen und langjährigen Expertise der KINAST Anwaltsservice GmbH profitieren.

Sie sorgen für einen strukturierten und reibungslosen Kanzleialltag und bündeln zentrale Backoffice- und Assistenzsaufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
• Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
• Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienstleister.
• Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
• Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
• Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
• Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
• Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken.
• Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
• Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.

• Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, Individuelle Förderung.
• Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
• Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
• Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
• Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
• Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
• Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
• Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.

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