Sekretär / Verwaltungsassistent (m/w/d)

Sekretär / Verwaltungsassistent (m/w/d)

Vertragsart: Unbefristeter Vertrag (CDI) – Vollzeit

Standort: Luxemburg

Erforderliche Erfahrung: Mindestens 5 Jahre im Verwaltungsbereich

Sprachen: Deutsch · Französisch · Englisch · Luxemburgisch (Grundkenntnisse)

Berichtet an: Inhaber des Unternehmens

Über die Position

Wir suchen einen dynamischen und organisierten Sekretär / Verwaltungsassistenten (m/w/d) zur Verstärkung unseres Einzelhandelsunternehmens. In dieser Schlüsselposition stellen Sie den reibungslosen Ablauf unserer täglichen Verwaltungsgeschäfte sicher und unterstützen den Inhaber sowie das gesamte Team maßgeblich. Der ideale Kandidat (m/w/d) ist selbstständig, gewissenhaft, verfügt über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und fühlt sich in einem vielseitigen Arbeitsumfeld wohl.

Hauptverantwortlichkeiten

Verwaltung & Büroorganisation

• Gewährleistung des täglichen Bürobetriebs und der administrativen Abläufe
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen
• Abwicklung und Nachverfolgung von Lieferanten- und Kundenbestellungen
• Pflege eines sorgfältigen Ablagesystems (physisch und digital)

Kundenbeziehungen & Kommunikation

• Erster Ansprechpartner für Kunden per E-Mail und Telefon
• Sicherstellung einer professionellen, reaktionsschnellen und höflichen Kommunikation
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Durchführung notwendiger Follow-ups

Unterstützung des Teams & des Inhabers

• Tägliche Unterstützung der Mitarbeiter und des Inhabers bei administrativen Aufgaben
• Erstellung von Berichten, To-Do-Listen und Zusammenfassungen für den Inhaber
• Mitwirkung bei der Urlaubs- und Freizeitplanung des Personals
• Unterstützung der internen Koordination zur Förderung des Teamzusammenhalts

Ihr Profil

Ausbildung & Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Position oder im Sekretariat
• Fundierte Erfahrung im Büromanagement, in der Kundenbetreuung oder als Assistenz der Geschäftsführung
• Erfahrung im Handelssektor ist ein Pluspunkt

Technische Kompetenzen

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Kenntnisse in CRM-Tools und Systemen zur Kundenbeziehungsverwaltung
• Erfahrung mit einer Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware
• Vertrautheit mit Kommunikationstools (z. B. Teams, Slack oder ähnliche)

Persönliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und Prioritätensetzung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative

Sprachkenntnisse

• Fließende und verhandlungssichere Kenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (in Wort und Schrift)
• Grundkenntnisse in Luxemburgisch sind erforderlich

Wir bieten

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Handelsunternehmen
• Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Eine direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber und echte Eigenverantwortung
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung je nach Erfahrung
• Eine abgestimmte Urlaubsplanung für eine ausgewogene Work-Life-Balance

Wie Sie sich bewerben können

Interessierte Kandidaten (m/w/d) werden gebeten, ihren Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben an die angegebenen Kontaktdaten zu senden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen.