Schulungsorganisator/in für Weiterbildung

DIW-MTA e.V. ist ein eingetragener Verein in Berlin. Seit fast 60 Jahren sind wir die Top-Adresse für berufsbegleitende Weiterbildungen für die technischen Gesundheitsberufen. Jetzt suchen wir Dich als unentbehrliche Unterstützung für unser Team! Der Einstieg ist frühestens ab 01.09.2026 geplant, ansonsten gerne nach Absprache.

Dabei legen wir großen Wert auf Qualität, Nachhaltigkeit und persönliche Betreuung. Unser Team arbeitet lösungsorientiert und bringt Fachkompetenz mit, um Lernprozesse effektiv zu gestalten und Bildungsangebote stetig weiterzuentwickeln. Die Arbeit bei DIW-MTA e.V. verbindet fachliche Expertise mit sozialem Engagement in einem kollegialen Umfeld.

Wir freuen uns auf motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit uns gemeinsam wachsen und unsere Weiterbildungsangebote verantwortungsvoll mitgestalten wollen. Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns dabei, Bildungsprojekte erfolgreich umzusetzen.

Veranstaltungsmanagement & Seminarorganisation

• Aktualisierung und Ablage von Stundenplänen (digital & vor Ort)
• Pflege von Kursdaten in Stud.IP und internen Planungstabellen
• Vorbereitung von Veranstaltungen:
  • Aktualisierung von Unterlagen
  • Kommunikation mit Teilnehmenden
  • Erstellung & Versand von Honorar- und Lehrverträgen
  • Organisation von Skripten, Zoom-Links, Raumbuchungen, Unterlagenversand & Kurierservice
• Durchführung:
  • Vor-Ort-Betreuung im DIW-MTA
  • Seminareröffnung und Unterstützung der Teilnehmenden
  • Empfang & Betreuung der Lehrenden
  • Telefonbereitschaft während laufender Seminare
• Nachbereitung:
  • Kontrolle & Freigabe von Teilnehmendenlisten
  • Digitale Freischaltung von Zertifikaten
  • Prüfung von Honorarrechnungen inkl. Kostenstellenzuordnung
  • Erstellung & Versand von Evaluationen

Mitgliederverwaltung

• Bearbeitung von Mitgliedsanträgen
• Mitgliederkommunikation & Dokumentenablage (digital & analog)
• Bearbeitung von Kündigungen
• Pflege der Mitgliederdaten im System Linear

Teilnehmenden- & Kundenmanagement

• Bearbeitung von Seminaranmeldungen und Stornierungen über Stud.IP
• Telefonische & schriftliche Auskunft zu DIW-MTA-Angeboten
• Betreuung des zentralen Infopostfachs sowie des Kontaktformulars

Allgemeines Büromanagement

• Bestellung von Büromaterialien & Zusammenarbeit mit der Reinigungsfirma
• Postbearbeitung & Paketabwicklung
• Raum- und Verbrauchsmittelprüfung (Flipcharts, Technik, Materialien etc.)
• Meldung von Störungen an die Hausverwaltung
• Koordination von Dienstleistern (Technik, Wartungen)
• Pflege der digitalen Inventarliste

Weitere Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsstellenleitung und Bildungsreferentin bei Sonderaufträgen
• Prüfungsmanagement: Anmeldungen der Teilnehmenden zu Prüfungen und Dokumentation der Leistungen der Teilnehmenden, Erstellung von Urkunden und Zeugnissen für Teilnehmende/Absolventen*innen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement oder Bildungswesen wünschenswert
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten & strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Stud.IP, Linear, MS Office, Zoom)
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit und Freude an Kommunikation
• Bereitschaft zur Vor-Ort-Betreuung von Veranstaltungen

• Spannender Job in sympathischem Team
• Work-Life-Balance vom Feinsten
• Flache Hierarchien, so dass Du Deine Ideen einbringen und umsetzen kannst
• Attraktives Gehalt (TVöD-orientiert) + Extras
• 30 Urlaubstage und unbefristeter Vertrag
• Jährliche Fortbildung und Fachliteratur
• Deutschlandticket inklusive
• Aktive Förderung von Vielfalt und Gleichstellung
• Freie Getränke (Wasser, Tee, Kaffee, Milch) und Kekse dürfen nicht fehlen!

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