Sachbearbeitung (w/m/d) im Bereich der kurzzeitigen Vermietung von Veranstaltungsflächen außerhalb des Lehrbetriebs

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Mit der Vermietung von Veranstaltungsflächen außerhalb des regulären Lehrbetriebs an der TU Darmstadt sollen Forschungs- und Wissenschaftsaktivitäten sowie das studentische Leben an der TU Darmstadt unterstützt werden. Die Veranstaltung ist daher an einen Bezug zu Wissenschaft und Forschung bzw. an einen kulturellen Kontext gekoppelt. Das Flächenangebot beinhaltet sowohl Flächen im Innen- als auch im Außenbereich, sowie Veranstaltungsräume für die exklusive Nutzung durch Veranstaltungen.

Informationen zur Stelle

• Kennziffer: T30-2026
• Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Befristung: Befristet (bis 03.09.2026 mit vorauss. anschließender Elternzeit)
• Umfang: 50%
• Vergütung: Entgeltgruppe 09A TV TU Darmstadt
• Einsatzort: Darmstadt
• Bewerbungsfrist: 19.04.2026

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:

• Koordination und Abwicklung des Vermietungs- und Raumbuchungsprozess für die in den Gebäuden sowie auf den Außenflächen der TU Darmstadt stattfindenden Tagungen, Seminare, Kongresse, Ausstellungen, Festveranstaltungen sowie der Raumbuchungen für Mitglieder der TU Darmstadt, wie beispielsweise akkreditierte studentische Hochschulgruppen unter Anwendung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen. Hierzu gehört die Umsetzung der gesamten einschlägigen Vertragsmanagementberatung von internen und externen Kunden in Bezug auf die Raum- oder Flächenauswahl in technischer, inhaltlicher und betrieblicher Sicht inkl. der Durchführung von Besichtigungsterminen und der Erstellung von Angeboten, Abnahme- sowie Rücknahmeverhandlungen, Raumreservierung und Buchung im Campus Managementsystem TUCAN für die Semesterveranstaltungen, Tages- und Mehrtagesveranstaltungen inkl. Terminabstimmung und Raumanmeldungen von (Groß-)Veranstaltungen mit den zuständigen Stellen
• Vertragserstellung sowie die Abwicklung von Überlassungs- und Mietverträgen bei externen Kunden, sowie Erstellung interner Gestattungen
• Koordination der infrastrukturellen Serviceleistungen von externen Dienstleistern und internen Dienstleistungen (Angebotseinholung, Beauftragung, Rechnungsabwicklung und Weiterbelastungen an Kunden) vor, während und nach der Veranstaltung
• Prüfung der gesetzeskonformen Umsetzung von Veranstaltungen gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften (wie z.B. die HVStättR, einschlägige DGUV-Vorschriften, die Brandschutzinformation der TU Darmstadt, die Hausordnung der TU Darmstadt, Mietbedingungen, GEMA- Richtlinien etc.)
• Vertragliche Ausgestaltung und Betreuung von Fest-, Sport- und sonstigen Veranstaltungen externer Partner für die Flächen, die von der TU Darmstadt respektive des Landes Hessen zur Verfügung gestellt werden inkl. der Teilnahme an Sicherheitsbesprechungen

Die Aufgaben werden im Rahmen einer Mutterschutzvertretung befristet bis 03.09.2026 mit vorauss. 2-jähriger Verlängerung um eine sich anschließende Elternzeit wahrgenommen.

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Veranstaltungskauffrau:mann oder Veranstaltungsfachwirt:in (IHK), oder eine vergleichbare oder höherwertige Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung

Weiterhin bringen Sie mit:

• sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mindestens auf Sprachniveau C2 des europäischen Referenzrahmens)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (mindestens auf Sprachniveau B1 des europäischen Referenzrahmens von Vorteil)
• Bereitschaft zum gelegentlichen Dienst in den Abendstunden und am Wochenende

Persönlich zeichnen Sie sich aus durch:

• Fundierte koordinative und organisatorische Fähigkeiten
• die Fähigkeit zur schnellen Erfassung komplexer Sachverhalte, deren Priorisierung, und verständliche Aufbereitung
• eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und klaren Kommunikationsstil
• eine serviceorientierte Beratungskompetenz
• ein hohes Maß an Flexibilität, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Selbstorganisation

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf –Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

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