Referent/in der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d) für den Holding-CEO

Freiraum. Verantwortung. Klartext.

Wir suchen eine Persönlichkeit mit Kopf und Herz als Referentin/Executive Assistant (w/m/d) für den CEO einer Holding und Aufsichtsratsvorsitzenden. Du willst an der Seite eines charismatischen Unternehmers, der seit Jahrzehnten Unternehmen im digitalen und Tech-Umfeld prägt, wirklich Verantwortung übernehmen? In dieser Schlüsselrolle bist du nicht einfach nur Support. Du bist Vertrauensperson, Sparringspartner und operative Steuerzentrale.

Hier findest du keine starre Hierarchie, sondern kurze Wege, echte Mitgestaltungsmöglichkeiten und ein Umfeld, das Professionalität mit Freiraum und Alltagsnähe verbindet. Du packst gerne anspruchsvolle Aufgaben an, bist dir aber auch für operative Tätigkeiten nicht zu schade und schätzt die Arbeit in einem kleinen, exklusiven Team.

• Office- & Projektmanagement: Eigenständige Organisation des Büros und reibungslose Alltagssteuerung – inklusive eigenverantwortlicher Übernahme und Steuerung von Projekten mit rechtlichen, finanziellen oder strategischen Aspekten.
• Kontext-Integration & Struktur: Du erkennst Zusammenhänge, strukturierst Informationen, bringst Ordnung ins Vielstimmige und steuerst aktiv Prozesse und Prioritäten.
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Zentrale Anlaufstelle und KoordinatorIn für interne und externe Partner (Stakeholder und Spezialisten), Management des Posteingangs (digital & analog) und Steuerung der relevanten Kommunikationsflüsse.
• Termin- & Reisemanagement: Vorausschauende Terminplanung („Terminradar“), Koordination umfangreicher Reisebuchungen inklusive Abrechnung und Sicherstellung, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
• Recht, Compliance & Administration: Unterstützung bei KYC- und Compliance-Themen, Vorbereitung vertraglicher Unterlagen und Steuerberater-Dokumente, Mitwirkung bei rechtlichen Vorgängen, Immobilienprojekten oder internationalen Transaktionen.
• Prozessoptimierung: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Abläufe und Checklisten. Du treibst Automatisierung voran, bringst neue Ideen ein und sorgst dafür, dass es jeden Tag ein bisschen besser läuft.

• Vielbegabung & Weitblick: Du hast Freude an Komplexität, denkst vernetzt und findest Erfüllung darin, andere erfolgreich zu machen.
• Ausbildung: Abschluss, Abbruch, Umweg – alles willkommen! Kaufmännische Ausbildung, Projektmanagement, Jura, Start-up, Quereinstieg, Senior-Profil: Vielfalt ist erwünscht. Es zählt hier die Kombination aus Neugier, der Fähigkeit, vernetzt zu denken, neue Themen zu durchdringen und verantwortlich zu steuern.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz/Referat oder vergleichbaren Kontexten, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld. Besonders interessant sind für uns Lebensläufe, die Schnittstellenfunktionen, interdisziplinären Stationen oder eben auch Generalisten mit Entwicklungspotenzial darstellen.
• Analytisches Denken & Eigeninitiative: Du lernst schnell, denkst dich selbständig in neue Themen ein und arbeitest intrinsisch motiviert in der Umsetzung, bist uneitel, diskret und loyal.
• Arbeitsstil: Strukturiert, prozess- und lösungsorientiert, digitalaffin, autodidaktisch und tech savvy (MS Office, Google, Interesse an KI-Tools). Du denkst in Lösungen und Prozessen.
• Persönlichkeit: Eine zugewandte, belastbare Persönlichkeit mit Humor, die Support als professionelles Enabling versteht und gerne den Rücken freihält.
• Sprachen: Exzellentes Deutsch und sehr gutes Englisch.

• Unbefristete Festanstellung und 30 Tage Urlaub sowie flexible Arbeitszeit in Voll- oder Teilzeit (25-40h), die sich auch gut mit Familie vereinbaren lässt.
• Gehaltsrahmen: Ein attraktives Gehaltspaket, das die breite Spanne an möglicher Qualifikation (von Hotelfachfrau bis Promotion) und Leistung honoriert.
• Office: Ansprechendes, modernes und großzügiges Büro in zentraler Lage (Berlin-Schöneberg) mit sehr guter Verkehrsanbindung. Das Büro hat ein Café mit kostenfreiem Obst und Getränken.
• Gestaltung und Wirkung: Direkte Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einer schlanken Struktur ohne bürokratische Hürden.
• Entwicklung: Enge Zusammenarbeit mit dem Gründer, Gestaltungsspielraum, persönliche Weiterentwicklung.
• Mobility: Bei Bedarf und Interesse JobRad oder ÖPNV-Zuschuss.

JBSD_DE