Paralegal / Legal Operations Manager (m/w/d)

Wir sind ein wachsendes Unternehmen im Bereich erneuerbare Energien (PV + Wärmepumpen) mit 80+ aktiven Rechtsfällen, Werkvertragsrecht, Subunternehmerstreit, Mahnverfahren, Gerichtsverfahren, Insolvenzforderungen, AGB-Themen. Unser externer Anwalt liefert Tasks rein. Unsere Sachbearbeiterin arbeitet 62 Stunden die Woche und kommt trotzdem nicht hinterher. Was fehlt: nicht noch ein Jurist, der Akten stapelt, sondern jemand, der 80 Fälle kontrolliert bewegen kann.

Du wirst Process Owner für alle Rechtsfälle. Nicht Zuarbeiterin. Nicht Assistenz. Du steuerst.

Tätigkeiten

• STEUERE - alle Rechtsfälle in ClickUp, priorisiere, eskaliere, halte Fristen aktiv im Griff. Nicht reaktiv abarbeiten, sondern vorausdenken.
• BAUE - SOPs für 7 Fallkategorien (Kundenstreit, Subunternehmer, Forderungseintreibung, Gerichtsverfahren, Insolvenz, Verträge/AGB, Sonstiges). Neue Fälle werden nach deinem System aufgenommen, nicht per Zuruf.
• BEREITE - Sachverhalte inhaltlich auf, erstelle Fallakten und Stellungnahmen so, dass der Anwalt sofort weiterarbeiten kann, keine Rückfragen nötig.
• KOORDINIERE - den externen Anwalt und interne Stakeholder. Du entscheidest, was zuerst passiert, was liegen bleibt, was sofort eskaliert wird.
• ENTSCHEIDE - eigenständig bei unvollständigen Informationen. Du brauchst kein Go für jeden Schritt. Du bekommst Verantwortung und wir erwarten, dass du sie nimmst.
• NUTZE - AI-Tools (Claude, GPT) als Effizienz-Multiplikator für Fallaufbereitung, Recherche und Dokumentation. Nicht als Spielerei, sondern als echten Hebel für Durchsatz.

Anforderungen

• PARALLELES FALLMANAGEMENT - Du hast bereits viele Vorgänge gleichzeitig gesteuert und dabei den Überblick behalten. Du weißt jederzeit, was offen ist und was als nächstes passiert.
• STEUERUNG UND PRIORISIERUNG - Du entscheidest, was zuerst passiert, was liegen bleibt und was eskaliert wird. Du arbeitest nicht reaktiv.
• RECHTLICHER BEZUG - Du hast mit rechtlichen Themen gearbeitet und kannst Sachverhalte einordnen und strukturiert aufbereiten.
• WERKVERTRAG UND MAHNVERFAHREN - BGB 631ff, Mahnverfahren und AGB sind dir nicht fremd oder du arbeitest dich schnell ein.
• TOOLS ALS HEBEL - Du nutzt Systeme aktiv zur Steuerung deiner Arbeit. Tools und KI helfen dir schneller zu werden.

Team

Das Team – Deine neue Crew

• Dynamik & Umsetzungsstärke: Wir sind ein Team voller Energie. Wir brauchen jemanden, der uns den Rücken freihält, damit wir uns auf das Business konzentrieren können – und der uns administrativ auf Spur hält!
• Echter Zusammenhalt: Bei uns zählt der Mensch. Wir arbeiten eng und auf Augenhöhe zusammen. Der Umgang ist direkt, ehrlich und persönlich – wir brauchen jemanden, der menschlich in diese Kultur passt.
• Innovation im Handwerk: Wir digitalisieren unsere Prozesse. Deine Ideen, wie wir HR papierloser, schneller und mitarbeiterfreundlicher machen können, sind bei uns Gold wert.
• Keine Politik, nur kurze Wege: Wir verschwenden keine Zeit mit Bürokratie (außer der nötigen!). Wenn du eine Entscheidung brauchst, gehst du direkt zu den Gründern.

Werde Teil eines Teams, das dich fordert, fördert und wo du als Mensch zählst!

Bewerbungsprozess

Unser Bewerbungsprozess – Einfach und schnell!

1. Quick Call (15 Min.): In einem kurzen ersten Telefonat klären wir die Basics: Wer bist du, wie arbeitest du und ob die Chemie stimmt.
2. Deep Dive Call (45-60 Min.): Wir sprechen ausführlich über deine Arbeitsweise, deine Erfahrung mit Prozessen und klären die Details für deinen Start.

Kein unnötiger Papierkram – Ein Lebenslauf genügt. Bewirb dich jetzt und bring Struktur in unsere Operations!