Ihr beruflicher Tätigkeitsbereich:Wir suchen eine*n engagierte*n Organisationsassistent*in zur Unterstützung der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik. In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und tragen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung internationaler Drittmittelprojekte bei. Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten sowie ein vielseitiges und herausforderndes Aufgabengebiet in einem kollegialen und wissenschaftsnahen Umfeld. Es handelt sich um eine Karenzvertretung in Teilzeit (20 Wochenstunden) die vorerst auf 1 Jahr befristet ist. Eine anschließende Weiterbeschäftigung in beiderseitigem Einvernehmen ist bis zum 29.02.2028 befristet möglich und wird angestrebt. Das machen Sie konkret:Koordination von Drittmittelaktivitäten der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik. Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei der Beantragung (z.B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende Selbstständige Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden) Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Personalagenden (Zeit- und Reisebeauftragte: Abwesenheitsverwaltung wie Dienstreisen, Freistellungen, Urlaub) inklusive Onboarding neuer Projektmitarbeiter*innen Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit inneruniversitären Einrichtungen (Institut und Dekanat, Finanzwesen, Personalabteilung) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber*innen wie FWF, WWTF, OeNB, ERC) Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle unter Einhaltung der Förderrichtlinien Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Vorträge, Seminare, Tagungen, Konferenzen) der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik. Abwicklung des internationalen Gästeprogrammes Contentmanagement insbesondere redaktionelle Betreuung der Projektwebseiten sowie Benutzer*innenverwaltung (Mailinglisten) mittels Typo 3 und u:cris-Systemen.
Unser Anforderungsprofil:Abschluss: Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation. Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch) Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3) Teamfähigkeit mit Fähigkeit selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten Hohe Service- und Kund*innenorientierung Bereitschaft zur Weiterbildung Mehrjährige einschlägige administrative Erfahrung von Drittmittelprojekten oder Eventmanagement ist von Vorteil Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil
Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bzw. Beruf und Studium sind uns ein besonders wichtiges Anliegen. Sie können folglich in Abstimmung mit dem Team und der Team-Leitung im Rahmen der aktuell geltenden Betriebsvereinbarungen Ihre Arbeitszeiten flexibel und familienfreundlich gestalten und auch teilweise im Home-Office arbeiten.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines internationalen Teams mit hervorragender Forschungsinfrastruktur in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Klimaneutralität - Nachhaltigkeit: Die Universität Wien leistet ihren Beitrag zur Erreichung der Klimaziele mittels einer beschlossenen Nachhaltigkeitsstrategie und strebt durch Reduzierung des Ressourcenverbrauchs, ressourcenschonenden und nachhaltigen Beschaffungen und Investitionen Klimaneutralität bis 2030 an.Angemessenes Gehalt: Das Grundgehalt entspricht dem Kollektivvertrag für die Dienstnehmer*innen der Universitäten gem § 54 VwGr. IIIa Grundstufe: EUR 2.759,2 brutto auf Vollzeitbasis (14 mal jährlich). Das tatsächliche Gehalt wird schließlich in Abhängigkeit von Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt. Bei überdurchschnittlichen Leistungen ist eine Überzahlung möglich. Mit dem Bruttobezug sind sämtliche Leistungen des*der Dienstnehmers*Dienstnehmerin in quantitativer und qualitativer Hinsicht abgegolten.Interne Weiterbildung und Coaching: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.Benefits: Die Universität Wien bietet Ihnen zudem zahlreiche Benefits wie bspw. eine betriebliche Pensionsvorsorgekasse, Fahrtkostenzuschüsse, günstige Parkmöglichkeiten, vergünstigte EDV (Hard- und Software), Sondertarife für Sprachkurse des universitären Sprachenzentrums, Frauenförderung, Diversitätsmanagement und spezifische Karriereförderung, Inklusion, Papamonat, Flexible Kinderbetreuung, Ferienbetreuung für Kinder, Gesundheitsvorsorge, Impfaktionen und Fitnessangebote (Sondertarife für USI Sportkurse) sowie Vergünstigungen und Rabatte für Mitarbeiter*innen bei diversen Firmen.Ist Ihr Interesse an diesem attraktiven und vielseitigen Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen nun geweckt? Möchten Sie sich dieser neuen Herausforderung stellen?
So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Gudrun Kretzschmargudrun.kretzschmar@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 04.02.2026
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