Office Manager / Projektassistent (m/w/d)

Der Name ASA steht für umsetzungsstarke Unternehmensberatung mit messbaren Ergebnissen. Wir begleiten Innovationsprojekte von der Idee bis zur Umsetzung und sichern die Finanzierung durch Zuschüsse von Bund und Ländern.

Innovationsmanagement
Unser ganzheitlicher Ansatz integriert Innovation und Wirtschaftlichkeit, um Ertrag und Wachstum gezielt zu fördern.

Praxisorientierte Umsetzung
Wir prüfen Ideen auf Machbarkeit und Erfolgschancen und setzen sie pragmatisch in die Praxis um – individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

• technische Ausbildung, idealerweise Studium Wirtschaftsingenieurwesen oder Wirtschaftsinformatik
• Erfahrung im Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld
• Hohe Affinität zu Digitalisierung, CRM-Systemen und KI-gestützten Arbeitsweisen

Kernaufgaben (Fokus interne Projekte & Organisation)

• Planung, Organisation und Verwaltung unserer Kundenprojekte im CRM (CAS genesisWorld): Anlage, Strukturierung, Pflege von Projektakten, Aufgaben, Meilensteinen und Ressourcen
• Aufbau und laufende Weiterentwicklung eines einheitlichen Projekt- und Pipeline-Dashboards für die Geschäftsführung (z. B. Status, Auslastung, Forecast, Risiken)
• Nutzung von KI-Tools zur Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Auswertungen und Optimierung von Standardabläufen (Reporting, Dokumentation, Follow-ups)
• Enge Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Termin- und Aufgabenmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und To-do-Verfolgung
• Berichtswesen und Controlling-Unterstützung: Vorbereitung einfacher Kennzahlen und Auswertungen zu Projekten, Pipeline und Auslastung, Mitarbeit am Auf- und Ausbau schlanker Controlling-Instrumente

Der Schwerpunkt der Position liegt klar auf Kunden-Projekten und internen Strukturen: Die Person soll unser internes Rückgrat für Organisation, CRM-Gestaltung, Reporting und Prozessoptimierung sein und die Geschäftsführung operativ wie analytisch entlasten – ohne eigene Beratungsmandate.

• Strukturierte, analytische und sehr eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise CAS genesisWorld, sowie MS Office (insb. Excel, PowerPoint)
• Freude an Organisation, Prozessgestaltung und dem Aufbau effizienter Strukturen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit geschäftskritischen Informationen

• Standort: Berlin, überwiegend vor Ort
• Arbeitszeit: Vollzeit (38h)
• Start: frühestmöglich bzw. nach Vereinbarung
• Gehaltsrahmen: ca. 45.000-65.000 € brutto p. a. (abhängig von Erfahrung und Qualifikation)

JBSD_DE