Mitarbeiter/in (m/w/d) für Büro- und Veranstaltungskoordination für unser „Zukunftsbüro"

• Mitarbeit in einem engagierten Team in einem kirchlichen Zukunftsprozess
• Klare Aufgaben und Zuständigkeiten
• Wertschätzende Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege
• Einen Arbeitsplatz, an dem Zuverlässigkeit und Organisation wirklich gebraucht und gesehen werden
• Verantwortungsvolle Mitarbeit in einem zukunftsweisenden und sinnstiftenden Prozess
• Einbindung in ein interdisziplinäres Team, das Kollegialität lebt
• Entsprechend den persönlichen Voraussetzungen eine tarifliche Vergütung bis nach Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA
• Flexible Arbeitszeiten
• Ein angenehmes, teamorientiertes und familienfreundliches Arbeitsumfeld (zertifiziert nach: Audit berufundfamilie)
• Eine betriebliche Altersvorsorge und die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Zuschuss zu einem Jobticket bzw. Parkplätze am Haus
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheits­förderung

Organisation von Veranstaltungen & Formaten

• Organisatorische Vorbereitung von Workshops, Sitzungen und Konferenzen
• Raumplanung und -buchung
• Organisation von Technik, Materialien und Bewirtung
• Verwaltung von Anmeldungen und Teilnehmendenlisten

Termin- und Kalenderkoordination

• Pflege und Abstimmung von Kalendern und Terminen
• Koordination von Terminen mit internen und externen Beteiligten
• Unterstützung bei der zeitlichen Planung von Formaten

Administrative Unterstützung

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Unterlagen, Einladungen)
• Pflege von Übersichten, Listen und Ablagen
• Unterstützung bei der Dokumentation von Ergebnissen (organisatorisch, nicht inhaltlich)

Fachliche und organisatorische Fähigkeiten:

• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln (z. B. Kalender, Tabellen, Kommunikationstools)
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel im Blick zu behalten

Arbeitsweise & Haltung:

• Serviceorientierung und Freude daran, andere zu unterstützen
• Freundliches, verbindliches Auftreten
• Ruhe und Übersicht auch bei kurzfristigen Änderungen
• Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, klar zwischen Organisation und inhaltlicher Arbeit zu unterscheiden
• Bereitschaft, hin und wieder mal in den Abendstunden oder am Wochenende zu arbeiten

Wünschenswert (aber nicht zwingend):

• Erfahrung in Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsaufgaben
• Erfahrung im kirchlichen oder gemeinnützigen Umfeld
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder Workshops