Wandel gestalten: Das ist unser Antrieb im Forschungs­zentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft erforschen wir mit knapp 7600 Beschäftigten inter­disziplinär die digitalisierte Gesellschaft, ein klima­schonendes Energiesystem und nachhaltiges Wirtschaften. Wir konzentrieren natur-, lebens- und technikwissen­schaftliche Forschung auf die Bereiche Information, Energie und Bioökonomie. Diese verknüpfen wir mit Expertise im Höchstleistungsrechnen sowie Künstlicher Intelligenz unter Einsatz einzigartiger wissenschaftlicher Infra­strukturen.

Verwaltung und Organisation ist Ihr Ding? Dann sind Sie im Technischen Bereich (TB) genau richtig! Der Technische Bereich erbringt sämtliche Infrastrukturleistungen für das Forschungszentrum. Da wir uns der ökologischen Nachhaltigkeit in der Campusentwicklung verpflichtet fühlen, unterstützen Sie uns dabei, die übergeordneten Belange des Forschungszentrums und seiner Mitarbeiter zu gewährleisten. Abwechslung und immer wieder neue Herausforderungen bestimmen unseren Alltag. Wenn Sie Verwaltung mitgestalten wollen und u. a. an der Revolution vom papierlastigen Büro hin zur Digitalisierung mitarbeiten möchten, dann passen Sie perfekt in unser Team. Das Gästehaus des Forschungszentrums dient in erster Linie der Unterbringung von Wissenschaftlern:innen, die für einen Kurzaufenthalt oder auch über einen Zeitraum von mehreren Monaten nach Jülich kommen. Das Gästehaus verfügt über 61 komplett möblierte Wohneinheiten in verschiedenen Ausführungen und Größen.

Verstärken Sie diesen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Mitarbeiter:in Gästehaus & Administration in Teilzeit (w/m/d)

Aufgaben

Gestalten Sie den Aufenthalt unserer internationalen Gäste aktiv mit. In dieser Teilzeitposition (15 - 20 Wochenstunden) übernehmen Sie Verantwortung für Gästebetreuung, Organisation und Verwaltung des Gästehauses. Ihre Aufgaben im Einzelnen:

• Bearbeitung und Verfolgung von Reservierungsanträgen
• Berechnung und Abrechnung der Mieten und ggf. Nebenkosten
• Führung einer Zahlungsüberwachungsliste und Erstellung von Zahlungserinnerungen und ggf. Einleitung von Mahnverfahren bei Zahlungsverzug
• Koordination der Belegungsplanung, Führen der Belegungspläne, einer Warteliste und Erstellung der Mietverträge über die Verwaltungssoftware des Gästehauses
• Organisation und Begleitung von Ein- und Auszügen sowie Ausgabe und Entgegennahme der Wohnungsschlüssel; Verwaltung des vorhandenen Schlüsseltresors
• Entgegennahme der Einnahmen von Mieten per Girocard oder Kreditkarte
• Durchführung der monatlichen Abrechnung der Mieten sowie Überwachung und Kontrolle sämtlicher Zahlungseingänge des Gästehauses
• Organisation der Arbeiten vor Ort, wie z. B. Postverteilung, allgemeine Korrespondenz, Wohnungsbestands­pflege und Überwachung der Reinigungsleistungen oder Reparaturen durch Dritte
• Kontrolle und Abnahme der gereinigten Wohneinheiten nach Auszug der Gäste
• Organisation von Informationsveranstaltungen für Gäste nach Anreise
• Entgegennahme von Meldungen zu Mängeln durch die Gäste und Veranlassung der Behebung
• Meldung von Funktionsstörungen und entsprechende Koordination aller erforderlichen Reparaturen und Instandhaltungen durch Fremdfirmen oder Mitarbeitende des Forschungszentrums
• Erstellung des Schriftverkehrs mit Gästen in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung
• Ansprechperson für die vorwiegend internationalen Gäste während ihres Aufenthalts im Hinblick auf ihre Unterbringung oder bei Fragen und Problemen
• Umsetzung einer individuellen Betreuung und professionellen Beratung der Gäste zu allgemeinen Fragen und Themen

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt im Hotelfach
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, möglichst verhandlungssicher
• Organisierte und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an Kommunikation und im Umgang mit Menschen
• Gute IT‑Kenntnisse (zur Anwendung von Office-Programmen, Verwaltungs- und Abrechnungssoftware)
• Technisches Grundverständnis wäre wünschenswert
• Ein Blick fürs Detail und die Bedürfnisse und Wünsche unserer vorwiegend internationalen Gäste

Wir bieten

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Sie erwartet ein vielseitiges Angebot:

• SINNSTIFTENDE AUFGABEN: Die Position bietet einen interkulturellen Austausch, spannende Herausforderungen und die Möglichkeit, durch Ihre Arbeit den Aufenthalt unserer Gäste angenehm und reibungslos zu gestalten
• URLAUB: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
• FLEXIBILITÄT: Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit mit 15 - 20 Wochenstunden ermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
• WORK-LIFE-BALANCE: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik.
• ERFOLGREICHER EINSTIEG: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide: https://go.fzj.de/willkommen
• FAIRE VERGÜTUNG: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­übertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: https://go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 69 ff. des PDF‑Downloads
• ZUSÄTZLICHE BENEFITS: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung sowie vermögenswirksame Leistungen
• PERSPEKTIVE: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: https://go.fzj.de/diversitaet sowie zur gezielten Förderung von Frauen: https://go.fzj.de/job-journey-women

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