Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. Von Organisation und Kommunikation bis zur Koordination von Dienstleistern, Terminen und Reisen. Als zentrale Ansprechperson verbindest du Teams, externe Partner und administrative Prozesse. Die Rolle bietet viel Eigenverantwortung, Abwechslung und direkten Einfluss auf den Arbeitsalltag im Unternehmen.
Tätigkeiten
- Organisation dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Büro
- Kontaktaufnahme zu Anbietern und Produktdienstleistern, um den Bestand an Büromaterial und ggf. Wartung sicherzustellen
- Zusammenarbeit mit versch. Abteilungen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
- Planung und Buchung von Dienstreisen der Kollegen und die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen
- Ansprechpartner vor Ort für interne und externe Kontakte
- Durchführen verschiedener administrativen Büroaufgaben, einschließlich Lieferbestellungen, Empfangen und Verteilen von Post, Arrangieren von Meetings, Buchen von Meetingräumen
Anforderungen
- Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
- Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
- Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
- Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Office
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
- Kunden- und Serviceorientierung
- Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort-und Schrift
Bewerbungsprozess
- Nach deiner Bewerbung lernst du zunächst deine potenzielle neue Teamleitung in einem Teams-Interview kennen.
- Anschließend laden wir dich gern in unser Büro in Aachen ein. Dort triffst du weitere Teammitglieder sowie unsere Recruiterin bzw. unseren Recruiter und erhältst einen Einblick in unsere Arbeitsplätze.
- Wenn alles passt, erhältst du im Anschluss ein Vertragsangebot, das du dir in Ruhe anschauen kannst.