Customer Operations Manager (m/w/d)

Diese Stelle ist nicht für jeden. Lies zuerst.

Du steuerst 30–50 parallele Vorgänge gleichzeitig – und vergisst dabei nichts, nie. Das Telefon ist dein Hauptwerkzeug: Du rufst an, statt zu mailen, auch beim fünften erfolglosen Versuch. Taktung und Dokumentation sind keine Nice-to-haves – du dokumentierst sofort, nicht abends. Ein fehlendes Dokument kostet Tage, ein vergessenes Zusageschreiben stoppt die Baustelle.

Eigenfinanziertes Scale-up für Wärmepumpe & PV – rd. 40 Mitarbeiter, auf dem Weg zu 70+ dieses Jahr. In 12 Monaten von 5 auf 40 Mitarbeiter gewachsen, ohne Investorendruck. Jetzt entscheidet die Lieferqualität über die nächste Stufe.

Wenn du erkennst, dass das dein Spielfeld ist – dann lies weiter.

Tätigkeiten

• CASE OWNERSHIP: Du bist die erste Stimme nach dem Vertragsabschluss – du begrüßt den Kunden, erklärst den Ablauf und setzt den ThermoCheck-Termin. Dein Tag hat eine klare Struktur, dein Einfluss ist direkt: Was du heute anstößt, bewegt diese Woche etwas.
• FÖRDERUNG: BZA-ID beantragen, KfW-Portal begleiten, Zusageschreiben lückenlos nachhalten – ohne es kein Baustart.
• NACHFASSEN: Am Telefon, nicht per Mail – freundlich, beharrlich, bis der Vorgang weiterläuft. Du bist der Mensch, bei dem die Fäden zusammenlaufen, damit jede Anlage pünktlich aufs Dach und in den Keller kommt.
• DATENQUALITÄT: ClickUp, Calendly und Förderordner sofort, nicht abends. Jeder Vorgang hat einen Status und einen nächsten Schritt – immer.
• ESKALATION: Engpässe erkennst du, bevor sie eskalieren – und meldest sie rechtzeitig nach oben. Nicht zu früh, nicht zu spät.
• ABSCHLUSS: Einweisungstermine koordinieren, Abnahmeprotokolle und WLAN-Fotos sichern – das grüne Licht für die Montage liegt in deiner Hand.

Anforderungen

• DEADLINE-DENKEN: Du denkst in Fälligkeiten, nicht in Aufgaben – Tag 5, Tag 14, Tag 24 sind für dich keine Vorgaben, sondern Taktgeber. Engpässe erkennst du, bevor sie eskalieren.
• PARALLELEN MANAGEN: Du hast nachweislich 25–50 Vorgänge gleichzeitig fehlerfrei gesteuert. Nichts rutscht durch. Referenzen bestätigen es.
• TELEFON STATT MAIL: Du greifst zum Hörer statt zur Tastatur – freundlich, beharrlich, auch beim fünften Anlauf und auch bei verunsicherten Kunden.
• INPUT VERARBEITEN, UMSETZEN: Du arbeitest direkt mit dem Head of Operations zusammen und bekommst viel Input auf einmal. Du sortierst schnell, priorisierst selbständig und gehst in die Umsetzung – ohne dass jemand nachfragen muss.
• NULL-FEHLER-MENTALITÄT: Fristkritische Dokumente dokumentierst du sofort, vollständig, fehlerfrei. ClickUp, Calendly und Förderordner sind für dich Steuerungsinstrumente, nicht Eintragpflicht.
• HINTERGRUND: Kaufmännische Ausbildung oder Studium. 1–4 Jahre Erfahrung im Innendienst, Kundenservice, Disposition oder vergleichbarer getakteter Serviceumgebung. WP/PV-Kenntnisse sind ein Plus, kein Muss – du arbeitest dich in 2–3 Wochen ein.

Bewerbungsprozess

• ERSTGESPRÄCH: Kurzes Kennenlernen, max. 30 Min. – wir stellen die Rolle vor, du stellst dich vor.
• RECRUITING CALL: Ca. 60 Min. mit dem Head of Operations oder dem COO – wir gehen in die Tiefe der Rolle und deiner Erfahrung.
• REFERENZ-CALLS: Wir sprechen mit früheren Vorgesetzten (wir sagen dir vorher Bescheid).
• FINALGESPRÄCH: Konditionen + Entscheidung.