Assistenz Vorzimmer des Bürgermeisters des Dezernat III

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Dezernenten in allen administrativen und organisatorischen Belangen.

• Unterstützung des Dezernenten:
• Organisatorische Unterstützung des Bürgermeisters bei seinen vielfältigen Aufgaben, Wiedervorlagen und Terminüberwachung, Erarbeiten und Aufbereiten von Daten und Vorgängen
• Sekretariats- und Assistenzaufgaben:
• Telefonmanagement, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen, Überwachung terminrelevanter Vorgänge zur Sicherstellung fristgerechter Abläufe, Korrespondenz, Beschwerdemanagement, Erstellung des täglichen Pressespiegels, Betreuung von Gästen im Rahmen administrativer Abläufe
• Dokumenten- und Postmanagement:
  Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Verwaltung ämterübergreifender Listen und Dokumente, Pflege digitaler Akten (ENAIO)
• Organisation und Koordination:
• Vorbereitung und termingerechte Verteilung von Sitzungsunterlagen, Organisation von Veranstaltungen
• Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben:
• Kontierung, Belegbuchung und Rechnungsbearbeitung (SAP), Inventarverwaltung

Eine Anpassung des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.