Assistenz / Office Manager der Regionalbereichsleitung (m/w/d)

Die BUWOG Immobilien Treuhand GmbH ist eine Gesellschaft der VONOVIA SE und als einer der führenden Property Manager für institutionelle Kund:innen, Family Offices und private Immobilieneigentümer:innen bundesweit tätig. Unsere Teams sind mit Leidenschaft für mehr als 25.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten unserer institutionellen Kund:innen verantwortlich.

Regionale Präsenz ist uns wichtig – wir arbeiten bundesweit und nah an unseren Regionen.

Unser Auftragsvolumen wächst - und mit dir wollen wir mehr bewegen!
Verstärke unser Team, gestalte aktiv mit und präge mit uns gemeinsam die BUWOG von morgen.

Zur Verstärkung unseres Teams im Regionalbereich Südwest suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für die administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft.

• Du verantwortest das gesamte Bestellwesen im Tagesgeschäft (Arbeitsmaterial, Schlüssel, Ausstattung, Verbrauchsmaterial) sowie standortübergreifende Materialbestellungen
• Die Organisation und Administration von Ein- und Austritten inklusive Ausstattung neuer Mitarbeiter:innen und Beantragung notwendiger Berechtigungen liegt in deinem Verantwortungsbereich
• Du planst und koordinierst Pflichtschulungen (z. B. Brandschutzhelfer:in, Ersthelfer:in, Leiterbeauftragte)
• Du betreust und organisierst den Fuhrpark inkl. Poolfahrzeuge und Drivers Check
• Du pflegst Ansprechpartner:innendaten in SAP und erstellst Aushänge für Objektbetreuer:innen
• Als Schnittstelle zwischen Kundenservice und Regionalleitung bearbeitest du Reklamationen, bereitest Sachverhalte auf und holst Genehmigungen ein
• Du verwaltest und pflegst digitale Datenräume (z. B. Microsoft Teams, Architrave), übernimmst das Fristenmanagement und bearbeitest den Posteingang in Doku@web
• Du koordinierst und verfolgst regionale sowie überregionale Maßnahmen und arbeitest eng mit Regionalleiter:innen, Objektbetreuer:innen, Technik, Vermietung und externen Dienstleister:innen zusammen

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder alternativ ein Studium erfolgreich abgeschlossen und bereits mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position gesammelt
• Ein sicheres Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache sowie Diskretion und eine ausgeprägte Kundenorientierung sind für dich selbstverständlich
• Du überzeugst uns durch ausgeprägte Teamfähigkeit und Motivation, eine hohe Lernbereitschaft sowie eine eigenständige Arbeitsweise
• Auch in herausfordernden Phasen behältst du dank deiner starken organisatorischen Fähigkeiten und deines hervorragenden Priorisierungsvermögens stets den Überblick
• Sehr gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse setzen wir voraus

• Flexibilität & Weiterbildung: Arbeiten aus dem Homeoffice heraus? Wir bieten mobiles Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten. Zudem gibt es individuelle Weiterbildungsangebote und Entwicklungsmöglichkeiten
• Sicherheit: wir bieten dir ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, damit deine Zukunft planbar und gesichert ist
• Moderne Unternehmenskultur: wir leben flache Hierarchien und eine offene Feedbackkultur
• Teamwork: dich erwartet ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, das deinen Start bei uns leicht macht und dir bei allen Fragen zur Seite steht
• Verkehrsanbindung: mitten in der Stadt gelegener Standort mit direkter Anbindung an den ÖPNV
• Mitarbeiter:innenvorteile: neben einer betrieblichen Altersversorgung, zusätzlicher Erfolgsbeteiligung und Unternehmensaktien bieten wir dir Fitnessangebote, Ferienwohnungen für Mitarbeiter:innen u.v.m.
• Nicht nur ein berufliches Zuhause:Wir unterstützen bei der Wohnungssuche innerhalb unseres Bestands je nach Verfügbarkeit, damit du schnell und unkompliziert bei uns ankommst

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