Assistenz (m/w/d) der kaufmännischen Geschäftsführung

Das Sekretariat unserer kaufmännischen Geschäftsführung ist ein wichtiges Bindeglied zwischen unserer Geschäftsführung und den Bereichsleitungen aber auch allen weiteren internen und externen Stakeholdern (m/w/d). Mit einer guten Organisation sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation und Information und bilden so eine Basis für eine gute Zusammenarbeit und effiziente Entscheidungsprozesse zwischen allen Stellen.

• Durch eine effiziente Organisation aller anfallenden administrativen und planerischen Abläufe halten Sie unserer kaufmännischen Geschäftsführung bei ihren Terminen und Aufgaben den Rücken frei.
• Sie regeln die Kommunikation/Korrespondenz mit den unterschiedlichen internen und externen Stakeholdern (m/w/d), ggf. auch in englischer Sprache.
• Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen für die Geschäftsführung.
• Sie erstellen eigenständig z.B. Protokolle, Berichte, Statistiken und Präsentationen und übernehmen Einkaufsvorgänge und Rechnungsprüfungen.
• Sie erstellen in enger Abstimmung mit unserer kaufmännischen Geschäftsführung entscheidungsrelevante Unterlagen und sorgen dafür, dass alle betroffenen internen und externen Stellen über die Entscheidungen seitens der Geschäftsführung informiert werden.
• Sie übernehmen die vollumfängliche Terminkoordination von Veranstaltungen z.B. mit Aufsichtsrat, Zuwendungsgebern oder Aufsichtsbehörden und sorgen dafür, dass die hierfür erforderlichen Unterlagen entsprechend vor- und nachbereitet werden.

• Sie haben einen Abschluss als Bachelor/Betriebswirt/Fachwirt (m/w/d) in einer betriebswirtschaftlichen Fachrichtung oder im Bereich Büro- und Projektorganisation. Alternativ bringen Sie durch eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabengebiet vergleichbare Kenntnisse mit.
• Sie konnten bereits über mehrere Jahre Berufserfahrung in Assistenzaufgaben oder in vergleichbaren administrativen Tätigkeiten in einer größeren Organisation sammeln.
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Umgang mit externen Aufsichtsbehörden mit.
• In der Anwendung gängiger EDV-Tools (z. B. Microsoft Office) bringen Sie bereits sehr gute Kenntnisse mit und haben im Idealfall auch schon erste Erfahrungen im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP) gesammelt.
• Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten sehr strukturiert und eigenverantwortlich und sind kommunikativ und teamfähig.
• Sie verfügen über Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau und überzeugen durch eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.

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