Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die meisten Assistenzen verwalten. Du lieferst.

Wenn du aus drei Stichworten per WhatsApp ein fertiges Ergebnis machst, ohne nachzufragen, bist du hier richtig.

15 bis 25 parallele Themen. Direkte Zuarbeit zum CEO. Diskretion wie in einem Family Office.

Nicht Kalender pflegen, sondern den Kopf des Gründers freiräumen. Dein Ziel: Dem CEO 8 Stunden pro Woche zurückgeben.

Du sorgst dafür, dass keine Abbuchung durchrutscht, kein Thema liegenbleibt und keine Information nach außen dringt. Du arbeitest direkt mit dem CEO und niemandem dazwischen.

Bewirb dich jetzt, wenn du bereit bist, die rechte Hand eines Gründers zu werden.

Tätigkeiten

• BRUCHSTÜCKE VERARBEITEN – Der CEO gibt halbe Sätze, WhatsApp-Fragmente, drei Stichworte im Vorbeigehen. Du recherchierst eigenständig, entscheidest im definierten Rahmen und lieferst ein fertiges Ergebnis in Stunden, nicht in Tagen.
• INBOX VERANTWORTEN – Die CEO-Inbox wird täglich durchgesehen, Mails sind bearbeitet, geroutet oder bewusst geparkt 95 % binnen 24 Stunden. 0 verpasste Termine, null verpasste Fristen über 12 Monate.
• KOSTEN JAGEN – SaaS-Abos, Kreditkarten-Abbuchungen, Lieferanten-Rechnungen. Du jagst Leichen, prüfst Plausibilität, verhandelst Preise und dokumentierst Einsparungen quartalsweise.
• VERTRÄGE PRÜFEN – Standard-Verträge, NDAs, Bestellungen bis 1.500 €: Du entscheidest im Rahmen selbst. Darüber: Entscheidungsvorlage mit Empfehlung, nicht mit Frage.
• STAKEHOLDER STEUERN – Anwälte, Steuerberater, Behörden, externe Partner. Du nimmst proaktiv Kontakt, hältst Fäden zusammen und schließt Loops, ohne dass der CEO nachfragt.
• RED LINES ERKENNEN – Du unterscheidest zwischen operativ entscheiden und Chefsache. Gesellschafterdaten, Finanzkennzahlen, Familien-Interna gehen nie ohne CEO raus, auch nicht bei Druck von außen.DISKRETION LEBEN – Was du weißt, bleibt bei dir. Nicht mit Familie, nicht mit Kollegen, nicht unter „zwischen uns gesagt". Vertraulichkeit ist Charakter, nicht Regel.

Anforderungen

• OPERATIVER REFLEX – Du hast mindestens 2 Jahre in einer 1:1-Assistenz-Rolle für Gründer, CEO, Partner, Arzt oder Anwalt gearbeitet. Fragmentarische Aufträge sind dein Normalfall, nicht deine Ausnahme.
• URTEILSVERMÖGEN – Du priorisierst unter Druck ohne Rücksprache. Du erkennst den Unterschied zwischen Red Line und operativer Entscheidung. Du handelst bei 70 % Information und weißt, wann 70 % nicht reichen.
• KAUFMÄNNISCHER INSTINKT – Du behandelst jeden Euro des Unternehmens wie eigenes Geld. Du hast in einer früheren Rolle nachweisbar Kosten gesenkt, Abos gekündigt oder Verträge neu verhandelt.
• ABSOLUTE DISKRETION – Du hattest Zugang zu sensiblen Informationen und hast nichts nach außen getragen. Referenzen bestätigen: Sie wusste mehr, als sie je sagte.
• EIGENE STRUKTUR – Du hältst 15+ parallele Themen mit einem selbst gebauten Tracking-System. Nichts fällt runter. Du brauchst kein Mikromanagement.
• DIREKTHEIT MIT RESPEKT – Du widersprichst dem CEO, wenn du es besser weißt. Du sprichst Probleme direkt an, ohne passiv-aggressiv zu werden. Ton und Register wechselst du souverän zwischen Handwerker, Anwalt und Behörde.
• PROAKTIVE KOMMUNIKATION – Du lieferst beim Ausführen mehr zurück als gefordert: Kontext, Alternative, Risiko, nächster Schritt. Du schreibst kurz, präzise, ohne Umwege.

Team

Galvanek Energiesysteme – Starte mit uns in eine grüne Zukunft!

Du willst Teil eines Unternehmens sein, das die Welt ein Stück besser macht?
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Warum Galvanek Energiesysteme?

✅ Mission mit Sinn: Wir revolutionieren den Energiemarkt mit erneuerbaren Energien wie Photovoltaikanlagen und Wärmepumpen. ☀
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Bewirb dich jetzt – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Bewerbungsprozess

• ERSTGESPRÄCH – Kurzes Kennenlernen und Rollenvorstellung (ca. 15 Min)
• ZWEITGESPRÄCH MIT DER GESCHÄFTSFÜHRUNG– Fachlich, Deep Dive in die Rolle (ca. 45 - 90 Min)
• REFERENZCALLS – Wir sprechen mit 3 früheren Kollegen oder Vorgesetzten
• FINALES GESPRÄCH – Letzte Fragen, Konditionen, Entscheidung

Wir bewerten nach einer strukturierten Scorecard mit klaren Kriterien. Kein Bauchgefühl, sondern nachvollziehbare Entscheidungen. Das Feedback bekommst du in jedem Fall.

Wir haben aktuell nur eine freie Position.

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