Teamassistenz (m/w/d) in der Geschäftsstelle des Vereins

Ein vielfältiges Aufgabenspektrum mit individueller Verantwortung und entsprechenden Gestaltungsräumen ist typisch für die Stelle. Sie treffen auf ein wertschätzendes Klima der Kollegialität in einem kleinen, aber effektiven Team von hauptamtlichen Kräften und arbeiten mit interessanten und engagierten Menschen aus der Mitgliedschaft und den Vereinsgremien zusammen.
Wir honorieren Leistung im Rahmen der Möglichkeiten einer gemeinnützigen Organisation, wobei wir uns an vergleichbaren Stellenprofilen im öffentlichen Dienst orientieren.
Zu einem attraktiven Arbeitsumfeld gehören für uns auch die Möglichkeit zur persönlichen Fortbildung, zur Arbeit im Homeoffice und individuelle Arbeitszeitkonten. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie pflegen wir sehr.

Die vorliegende Stelle mit Dienstsitz in München eignet sich für ein Engagement ab rund 20 Stunden pro Woche, idealerweise mit einem Einstieg bis September 2025.

Mit der Einrichtung der Stelle einer Teamassistenz sollen Querschnitts-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben gebündelt werden.

• Operatives Tagesgeschäft: Assistenz für das Team der Geschäftsstelle und für die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Abläufen
• Telefon- und Postmanagement: Beantwortung des Haupttelefons und der Telefonzentrale, Betreuung des Anrufbeantworters, Sichtung und Verteilung von E-Mails sowie der Briefpost
• Kalender- und Terminplanung: Vertretungs- und Urlaubsplan der Geschäftsstelle sowie Koordination des allgemeinen Jahreskalenders (Gremien-, Arbeitsgruppen-, Ad-hoc-Termine u. a.)
• Sitzungs-, Seminar- und Veranstaltungsorganisation: Vor- und Nachbereitung des Jour fixe der Geschäftsstelle (inkl. Tagesordnung, Protokoll, Aufgabenkoordination); Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Seminaren und Veranstaltungen (z. B. Raumbuchungen intern, extern, online, hybrid, Präsenz; Bereitstellung von Technik; Anwesenheitslisten; Seminarunterlagen; Datenbankpflege; Bestätigungen); Organisation und Nachverfolgung von Zertifizierungen; Unterstützung bei der Umsetzung von Werbung
• Personal- und Bewerbungsprozesse: Assistenz bei Bewerbungsverfahren (Eingangskontrolle, Terminierung) sowie Begleitung des On- und Offboardings
• Verwaltungs- und Beschaffungsaufgaben: Bestellungen von Betriebsmitteln und von Catering; Hotelbuchungen; Schlüsselverwaltung; Pflege des Schwarzen Brettes sowie von Teilen der Homepage
• Institutsbibliothek: Unterstützung bei der Bereitstellung und Rückgabe von Büchern

• Wir sehen eine Ausbildung im kaufmännisch-organisatorischen Bereich oder einen ersten Hochschulabschluss mit einer sozial- oder wirtschaftswissenschaftlichen Ausrichtung als gute Vorbereitung für die hier angebotene Stelle. Zugleich sind diese Qualifikationen keine zwingende Voraussetzung: Uns kommt es vor allem auf Ihre organisatorischen und kommunikativen Erfahrungen an. Wichtig ist es bei uns, sich rasch in Fragen aus verschiedenen fachlichen Perspektiven einarbeiten zu können.
• Erste Berufserfahrung mit vergleichbarem Aufgabenprofil setzen wir voraus. Kenntnisse von Vereinsstrukturen bzw. Non-Profit-Organisationen sind darüber hinaus von Vorteil.
• Ausgezeichnetes Deutsch ist ein Muss, ebenso wie der sichere Umgang mit Standard-Bürosoftware und Datenbanklösungen.

Sie begeistern uns außerdem durch:

• professionell-zugewandtes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpersonen
• Sinn für die Besonderheiten der Zusammenarbeit mit ehrenamtlich engagierten Menschen
• eine engagierte Persönlichkeit, die freundlich und zielstrebig auch in herausfordernden Situationen mit klarem Kopf, ruhiger Hand und Durchhaltevermögen überzeugt
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Organisationstalent
• eine gute Mischung aus Effizienz und Gewissenhaftigkeit
• Ihre Eigenständigkeit in der Aufgabenwahrnehmung, wobei Sie zugleich wissen, wann Abstimmungen und die Vernetzung mit dem Team und Vorgesetzten sinnvoll sind
• Ihren konstruktiven Beitrag zum guten Zusammenspiel im Team
• Interesse an den Werten unserer Institution