Projekt- und Teamassistenz für den Sprecher des Exzellenzclusters ct.qmat und seinen Lehrstuhl (w/m/d)

Wir sind die Geschäftsführung des Würzburg-Dresden Exzellenzclusters „Complexity and Topology in Quantum Matter – ct.qmat“ und bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in unserem Team als

Projekt- und Teamassistenz für den Sprecher des Exzellenzclusters ct.qmat und seinen Lehrstuhl (w/m/d)

Die Stelle ist zunächst auf sieben Jahre befristet – mit der Perspektive auf eine unbefristete Übernahme.

Ihre Aufgaben:

Im administrativen Team von ct.qmat übernehmen Sie eine zentrale Rolle als Assistenz von Prof. Dr. Ralph Claessen, Clustersprecher und Lehrstuhlinhaber. Dabei koordinieren und begleiten Sie vielfältige organisatorische und administrative Prozesse.

• Projektkoordination und Projektmittelverwaltung
• Personalangelegenheiten inkl. Reiseorganisation
• Organisation von Messzeiten und des Probenversands an nationale und internationale Partner
• Schnittstelle zur universitären Verwaltung in administrativen Belangen
• Organisation und Betreuung von Besuchsprogrammen und Veranstaltungen
• Allgemeine Bürotätigkeiten

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder geeignete höhere Qualifikation
• Sehr gute Englisch-Kenntnisse und Beherrschung bürotypischer IT-Anwendungen
• Erfahrung in den Bereichen Office- bzw. Büromanagement und Projektkoordination
• Hohes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und Daten
• Selbstständige und strukturierte Arbeits- sowie lösungsorientierte Denkweise
• Empathisch und hilfsbereit im Umgang mit Mitarbeitenden und Studierenden

Was wir bieten:

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer inspirierenden Arbeitsumgebung, die geprägt ist von jungen Forschenden und von internationalem Flair. Bei der zeitlichen und inhaltlichen Organisation Ihrer Arbeit sorgt die Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit für Flexibilität. Die Vergütung erfolgt individuell gemäß TV-L-

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt eingestellt. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf bis zum 07. September 2025 bevorzugt per E-Mail an:
ct.qmat-management@uni-wuerzburg.de,

Physikalisches Institut, Am Hubland, 97074 Würzburg

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bei Interesse und Fragen wenden Sie sich bitte an:

Dr. Michael Klett (Geschäftsführer ct.qmat)

Tel: +49-(0)931-31-88951

Mail: michael.klett@uni-wuerzburg.de

Katharina Klug (Koordinatorin ct.qmat)

Tel: +49-(0)931-31-80956

Mail: katharina.klug@uni-wuerzburg.de

Bitte übersenden Sie ausschließlich Kopien. Aus Kostengründen können die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden. Sie werden zeitnah nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Sofern Sie einen Freiumschlag beifügen, werden Ihnen die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens zurückgesandt.