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Jobs im Bereich Assistenz und Sekretariat

Karriere im Bereich Assistenz und Sekretariat

Fachkräfte in Assistenzberufen sind die heimlichen Superstars
300 Anschläge pro Minute auf der Schreibmaschine und 160 Silben in einer Minute im Fach Stenografie – das waren in den siebziger Jahren die wesentlichen Anforderungen, um in der DDR die Sekretärinnen-Qualifizierung zu erlangen. Darüber können Arbeitnehmer in Assistenzberufen heute nur müde lächeln. Sie sind die heimlichen Superstars in Unternehmen und Konzernen, ihre Büros die Informations- und Koordinationszentralen. Im Sekretariat arbeiten inzwischen versierte Allrounder. Fachkräfte, die flexibel mehrere Rollen gleichzeitig übernehmen, statt sich nur auf klassische Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.

Beste Jobaussichten für Top-Kandidaten
Und sie stehen bei Arbeitgebern hoch im Kurs: 79 % der HR-Manager planen laut der Robert Half Gehaltsübersicht 2017, neue Office-Fachkräfte fest anzustellen. Gesucht werden Top-Kandidaten, die fachlich mit SAP-, Excel-, sehr guten MS-Office- sowie Englischkenntnissen überzeugen. Sie handeln selbständig und eigenverantwortlich, delegieren Aufgaben sinnvoll und beweisen eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität. Sie managen den Chef selbst und dessen Netzwerk mit Organisationstalent und interkulturellem Fingerspitzengefühl. Bewerber mit diesen Fähigkeiten haben beste Jobaussichten.

Mögliche Ausbildungsberufe
Verlässliche Sekretärinnen und Assistenten werden in allen Branche gebraucht: im Finanz- und Versicherungswesen ebenso wie in der Tourismusbranche, bei Behörden von Städten, Ländern und Kommunen oder im Einzel-, Groß- und Außenhandel. So vielfältig wie die Einsatzgebiete sind auch die Wege dorthin: Ausbildungen zum/zur Bürokaufmann/frau, Fremdsprachenkorrespondenten, Euro- und Industriekaufmann/frau, Personal Assistant, Kaufmann/frau für Bürokommunikation oder zum Assistant for International Office Management sind nur einige Beispiele, um eine Karriere zu starten.

Visitenkarte des Unternehmens
Bei aller Vielfalt lassen sich die Kernaufgaben meist ähnlich zusammenfassen: Organisieren, Kommunizieren, Koordinieren – wahlweise mit zuckersüßem Lächeln oder gnadenlosem Pokerface. Aber es kommt noch eine wichtige repräsentative Aufgabe hinzu. In der Regel ist die Sekretärin die erste Anlaufstelle für Lieferanten, Kunden, Besucher oder Geschäftspartner und sollte dem Besucher einen optimalen Eindruck der Unternehmenskultur bieten. Dies gelingt nur, wenn sie die Regeln der Etikette beherrscht. Denn der Stil, in dem ein Gast empfangen wird, ist eine Visitenkarte des Unternehmens.

Ein typischer Frauenjob?
Übrigens werden klassische Assistenzberufe durchaus auch von Männern ausgeübt. 2008 ging der Titel "Beste Sekretärin Deutschlands" an Marc Oliver Schlichtmann, der damit für einen neuen alten Trend in der Branche stand. Bis Mitte des 19. Jahrhunderts waren Sekretäre fast ausschließlich männlich. Wer sich genauer über die Berufsgruppe sowie Karrierewege und Weiterbildung informieren will, ist beim Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V (bsb) richtig. Ganz pragmatische Unterstützung liefert der Verband zum Beispiel mit guten alten Spickzetteln. Unterstützung auf der Suche nach dem passenden Jobangebot gibt es hier.

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Ausbildung und Karrierechancen

Im Zeitalter permanenter digitaler Veränderung genügt das in der beruflichen Erstausbildung erworbene Wissen nicht, um als Arbeitnehmer dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben einer Vielzahl privater Aus- und Weiterbildungsangebote durch Verbände und Akademien kann in Assistenzberufen die kaufmännische Weiterbildung zum Fachwirt den nächsten Karriereschritt darstellen. Diese branchenspezifische Qualifizierung ist entweder durch die entsprechende Kammer oder durch eine Bundesverordnung geregelt. Für den Beruf des/r Sekretärs/in kommt alternativ auch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement) oder ein grundständiges Studium (z.B. im Studienfach Dienstleistungs-, Servicemanagement) in Frage.