Executive Assistant (m/w) for BTMI Director, Europe,

  • Barbados Tourism Marketing Inc.
  • München
  • 12.11.2016

Stellenkurzbeschreibung

Anstellungsart - Anstellung mit PersonalverantwortungErforderliche Berufserfahrung - Keine AngabenBranchen - Assistenz und Sekretariat

Jobbeschreibung

Responsibilities include, but are not limited to: Ø Calendar Management Plan and manage appointments Maintain Events and Marketing Calendars Participate in conference calls to draft conference call reports Management and Liaison for events: coordination, logistics and costs; follow-up on action points and key issues Ø Travel Coordination Manage and coordinate Director’s business trips, including travel over multiple time zones Manage travel itineraries of FAMs and participants of promotional events, including execution of last minute requests and changes Ø Book Keeping ACCPAC Accounting system (high volume) Invoices (Accounts receivable, accounts payable, tracking), Requisitions and Data Entry Director’s expenses Monitor/manage cash payments Bank & Credit Card Accounts: Reconciliation & Budget tracking Stellenbeschreibung – die Verantwortlichkeiten umfassen folgende Aufgaben, sind aber nicht darauf beschränkt: Ø Kalendarverwaltung Termine planen und verwalten Veranstaltungen- und Marketing-Kalender auf dem neuesten Stand halten Teilnahme an Koferenzgesprächen, um Konferenzprotokolle zu verfassen Management und Aufnahme von Kontakten für Veranstaltungen: Koordinierung, Logistik und Kosten; Weiterverfolgung von Aktionspunkten und Schwerpunktthemen ØReisekoordination Verwaltung und Koordinierung von Geschäftsreisen, einschließlich Reisen über mehrere Zeitzonen Verwaltung von Reiseprogrammen von FAMs und Teilnehmer von Werbeveranstaltungen, einschließlich der Ausführung von Last-Minute-Anfragen und Änderungen Ø Buchhaltung ACCPAC Buchhaltungssystem (in hohen Ausmass) Rechnungen (Debitoren, Kreditoren, Nachverfolgung), Bestellanforderungen und Dateneingabe Ausgaben des Direktors Barzahlungen kontrollieren / verwalten Bank- & Kreditkartenkonten: Abstimmung & Budgetkontrolle

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